Työkalu asiakirjojen ja tietoaineistojen säilytysaikojen määrittämiseen

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli laatia taulukkolaskentaohjelmalla työkalu asiakirjojen ja tietoaineistojen säilytysaikojen määrittämiseen. Julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetussa laissa säädetään viranomaisten asiakirjojen ja tietoaineistojen säilytysaikojen määrittämisen perusteista. Säilytysaikatyökalun tarkoituksena oli auttaa huomioimaan tiedonhallintalaissa säädetyt säilytysperusteet ohjeiden, säädösviittausten ja esimerkkien kautta. Työkalu voisi samalla toimia dokumentaationa säilytysaika-arvioinnin tekemisestä, ja sitä voitaisiin hyödyntää esimerkiksi arkistonmuodostussuunnitelmaa tai tiedonhallintamallia laadittaessa. Työkalun oli tarkoitus soveltua julkisen hallinnon käyttöön yleisesti.

Tiedonhallintalain mukaan asiakirjojen ja tietoaineistojen säilytysaikojen määrittämisessä on otettava huomioon niiden lakisääteiset säilytysajat, tarpeellisuus viranomaisen toiminnassa, etujen, oikeuksien, velvollisuuksien ja oikeusturvan toteuttaminen ja todentaminen, yksityisoikeudellisten oikeustoimien oikeusvaikutukset sekä vahingonkorvausoikeudelliset ja rikosoikeudelliset vanhentumisajat. Nämä säilytysaikojen määrittämisen perusteet tulivat lakiin vuonna 2020, ja tätä ennen säilytysaikojen määrittäminen perustui ohjeisiin ja säilytysaikasuosituksiin. Tiedonhallintalain myötä myös arkistoitavaksi määrätyille asiakirjoille oli määritettävä säilytysajat niiden alkuperäisen käyttötarkoituksen mukaisessa säilytysvaiheessa.

Opinnäytetyö toteutettiin tutkimuksellisena kehittämistyönä, jossa lähestymistapana oli konstruktiivinen tutkimus. Tutkimusmenetelmänä käytettiin dokumenttianalyysiä, etenkin sisällön analyysia. Lähdeaineistona käytettiin pääasiassa tiedonhallintalain 21. §:n perusteita koskevia säädöksiä ja niiden esitöitä sekä niihin liittyvää oikeuskäytäntöä ja oikeuskirjallisuutta. Lähteistä etsittiin tarkempia perusteita säilytysaikojen määrittämisen tueksi, ja löydettyjen perusteiden merkitystä ja soveltuvuutta arvioitiin tiedonhallintalain säilytysperusteisiin nähden. Sisällön analyysin perusteella tehdyt johtopäätökset kirjattiin osaksi opinnäytetyötä ja säilytysaikatyökalua.

Tutkimuksen tuloksena aikaansaatiin tavoiteltu säilytysaikatyökalu, jonka laatimisen yhteydessä tuli esille hyödyllistä tietoa säilytysaikojen määrittämisen tueksi. Tutkimuksen perusteella kävi entistä ilmeisemmäksi, että asiakirjojen ja tietoaineistojen säilytysaikojen määrittäminen on haastavaa, ja se vaatii kattavaa ja monipuolista perehtymistä julkista hallintoa koskevaan lainsäädäntöön.