Optimization of the Induction Process

Abstract

The purpose of this action research was to find out how the induction process can be improved within the Maintenance Planning department at Wärtsilä. The Maintenance Planning department supports long-term marine agreements for 4-stroke engines. Together with other teams in Wärtsilä Maintenance Planners support their customers with planning and executing maintenance activities. Due to the increase in agreements, there has also been an increase in the need for personnel. This has made the stakeholders for the training within the department notice that the current induction process lacks structure and is time-consuming for both trainers and new employees going through it.

To be able to find elements of improvement within the process interviews were held with both newly employed people within the department and line managers. After problem areas were located, literature was researched to gain knowledge on best practices and common errors to avoid in the induction process.

The research was conducted by the action research method with an iterative approach, a method appropriate when the researcher themselves is a part of the process they are trying to improve. By conducting action research, the researcher has a close collaboration with different stakeholders of the thesis, to be able to get feedback and adjust the results and outcomes accordingly.

The finished product that is produced by this research is an employee handbook containing organizational and job-specific information, a training checklist, and a training schedule. Along with the handbook recommendations for improvement as further work within the department is also provided to the stakeholders of this thesis.

Syftet med detta examensarbete var att hitta olika sätt på hur man kan förbättra induktionsprocessen för nyanställda vid Maintenance Planning avdelningen vid Wärtsilä. Anställda på avdelningen assisterar kunder som har långtidskontrakt för 4-takts motorer. Tillsammans med andra team stöder de dessa kunder med planering och utförande av underhåll av deras motorer. Under de senaste åren har antalet service kontrakt gått upp och därför har också behovet av mera personal ökat. Detta har fått ansvarspersoner för inskolningen av ny personal att inse att processen i nuläget saknar struktur och är onödigt tids- och energikrävande för både de som skolar in ny personal och den nya personalen.

För att hitta aspekter som kan förbättras med induktionsprocessen har intervjuer med nyanställda och avdelningschefer hållits. Lösningar på problemen som lokaliserats har getts med basen i forskning av litteratur. Litteraturen som forskats i gäller bästa praxis av de olika aspekterna och vanliga problem som bör undvikas i inskolningen.

Metoden som användes i detta examensarbete var aktionsforskning med en iterativ ansats, metoden lämpar sig väl när forskaren själv är en del av den process som forskaren ämnar förbättra. Genom att bedriva aktionsforskning har forskaren ett nära samarbete med olika intressenter av uppsatsen, för att kunna få feedback och anpassa resultat och utfall därefter.

Den slutprodukt som denna forskning genererat är en handbok som innehåller information om organisationen och mera arbetsspecifik information gällande ansvar och arbetsroll. Handboken innehåller även en checklista på olika utbildningar som den nyanställde bör genomgå och en tidslinje för dessa utbildningar. Tillsammans med handboken ges också rekommendationer till intressenterna för denna forskning gällande fortsatt arbete med förbättringar.