Projektidokumentoinnin kehittäminen
Ojala, Juhani (2024)
2024
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2024052415222
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2024052415222
Tiivistelmä
Tämän opinnäytetyön aiheena oli Ilmajoen Sähkökoje Oy:n projektidokumentoinnin kehittäminen. Ilmajoen sähkökoje Oy valmistaa asiakkailleen räätälöityjä sähkökeskuksia pääosin kiinteistö- ja teollisuuskohteisiin.
Yrityksen nykyiset käytännöt projektidokumentoinnissa olivat hyvin vaihtelevia eikä dokumenttien hallintaan ollut kirjallista ohjeistusta. Työn tavoitteena oli kehittää ja yhtenäistää nykyisiä toimintatapoja projektidokumentoinnissa laatimalla ohjeistus projektidokumentointiin. Tavoitteena oli myös tutkia, kuinka uuden toiminnanohjausjärjestelmän dokumentointisovellus Easoft Docs palvelee yrityksen tarpeita dokumenttien hallinnassa. Myös yrityksen käytössä olevaa SharePoint-ohjelmistoa tutkittiin ja kuinka sitä voitaisiin hyödyntää tehokkaammin yrityksen dokumentoinnissa.
Työssä perehdyttiin dokumentoinnin ja ohjeistuksen teoriaan, jotka olivat perusteena ohjeistuksen laatimisessa. Lisäksi tutkittiin Easoft Docs -dokumentointisovelluksen ominaisuuksia. Yrityksen nykyisiä dokumentointikäytäntöjä tutkimalla pystyttiin havaitsemaan kehittämistä vaativat käytännöt ja laatimaan yritykselle kehitysideat dokumentointiin.
Työn tuloksena yritykselle laadittiin tavoitteiden mukainen kirjallinen ohjeistus projektidokumentointiin. Ohjeistus laadittiin yrityksessä neljälle eri osastolle, jotka olivat myynti, suunnittelu, tuotannon esivalmistus ja tarkastus. Ohjeistuksen avulla toimintatapoja pystytään yhtenäistämään ja se auttaa myös tulevien työntekijöiden perehdyttämisessä.
Easoft Docs -ohjelmistoa tutkiessa loppupäätelmä oli, että sen ominaisuuksia ei pystytä täysin hyödyntämään valmistavassa teollisuudessa, koska se on pääasiassa kehitetty rakennus- ja remontointialan työmaadokumentointiin. Tutkimuksen perusteella SharePoint-ohjelmistoa pystyttäisiin hyödyntämään paremmin käyttämällä sitä selaimella ja ottamalla käyttöön tiedostojen metadatatiedot.
Yrityksen nykyiset käytännöt projektidokumentoinnissa olivat hyvin vaihtelevia eikä dokumenttien hallintaan ollut kirjallista ohjeistusta. Työn tavoitteena oli kehittää ja yhtenäistää nykyisiä toimintatapoja projektidokumentoinnissa laatimalla ohjeistus projektidokumentointiin. Tavoitteena oli myös tutkia, kuinka uuden toiminnanohjausjärjestelmän dokumentointisovellus Easoft Docs palvelee yrityksen tarpeita dokumenttien hallinnassa. Myös yrityksen käytössä olevaa SharePoint-ohjelmistoa tutkittiin ja kuinka sitä voitaisiin hyödyntää tehokkaammin yrityksen dokumentoinnissa.
Työssä perehdyttiin dokumentoinnin ja ohjeistuksen teoriaan, jotka olivat perusteena ohjeistuksen laatimisessa. Lisäksi tutkittiin Easoft Docs -dokumentointisovelluksen ominaisuuksia. Yrityksen nykyisiä dokumentointikäytäntöjä tutkimalla pystyttiin havaitsemaan kehittämistä vaativat käytännöt ja laatimaan yritykselle kehitysideat dokumentointiin.
Työn tuloksena yritykselle laadittiin tavoitteiden mukainen kirjallinen ohjeistus projektidokumentointiin. Ohjeistus laadittiin yrityksessä neljälle eri osastolle, jotka olivat myynti, suunnittelu, tuotannon esivalmistus ja tarkastus. Ohjeistuksen avulla toimintatapoja pystytään yhtenäistämään ja se auttaa myös tulevien työntekijöiden perehdyttämisessä.
Easoft Docs -ohjelmistoa tutkiessa loppupäätelmä oli, että sen ominaisuuksia ei pystytä täysin hyödyntämään valmistavassa teollisuudessa, koska se on pääasiassa kehitetty rakennus- ja remontointialan työmaadokumentointiin. Tutkimuksen perusteella SharePoint-ohjelmistoa pystyttäisiin hyödyntämään paremmin käyttämällä sitä selaimella ja ottamalla käyttöön tiedostojen metadatatiedot.