Outsourcing av löneräkning inom småföretag i Österbotten

Abstract

Detta examensarbete behandlar outsourcing av löneräkningstjänsten inom småföretag i Österbotten. Inom ekonomitjänsterna har outsourcing blivit vanligare och något som företag ofta överväger.

Syftet med arbetet var att ta reda på varför småföretag outsourcar sin löneräkning. Syftet var också att undersöka vilka för- och nackdelar som uppkommit i samband med beslutet samt att lyfta fram potentiella risker med outsourcing av löneräkningen.

I teoridelen redogörs för vad outsourcing innebär och faktorer som leder till beslutet. Teorier som tas upp är transaktionskostnadsteorin och det resursbaserade synsättet. För- och nackdelar samt risker tas även upp enligt ett teoretiskt perspektiv. I teoridelen behandlas löneräkningen och den tillhörande processen. I arbetet används en kvalitativ forskningsmetod i form av intervjuer. Intervjuerna utfördes ur två perspektiv med fyra företag som hade intern löneräkning och med tre företag som hade outsourcad löneräkning. Intervjuerna genomfördes med företagets verkställande direktör alternativt ekonomiansvariga.

Resultatet visar att småföretag som valt att outsourca tjänsten är nöjda med beslutet och att småföretag med intern löneräkning har diskuterat att outsourca den men valt att behålla löneräkningen internt. De främsta faktorerna som påverkar valet är att företagen saknar kompetens, sparar tid och kan fokusera på kärnverksamheten. Flera fördelar har konstaterats med outsourcing av löneräkning men även några nackdelar och risker.

Tämä opinnäytetyö käsittelee palkanlaskentapalveluiden ulkoistamista pienyrityksissä Pohjanmaalla. Talouspalveluissa ulkoistaminen on yleistynyt ja on jotain, jota yritykset usein harkitsevat.

Työn tarkoituksena oli selvittää, miksi pienyritykset ulkoistavat palkanlaskentansa. Tavoitteena oli myös tarkastella päätöksen yhteydessä esiin tulleita etuja ja haittoja sekä tuoda esiin palkanlaskennan ulkoistamiseen mahdollisesti liittyviä riskejä.

Teoriaosassa selitetään, mitä ulkoistaminen tarkoittaa ja mitkä tekijät johtavat ulkoistamispäätökseen. Käsiteltäviä teorioita ovat transaktiokustannusteoria ja resurssipohjainen näkökulma. Myös etuja, haittoja ja riskejä käsitellään teoreettisesta näkökulmasta. Teoriaosuudessa käsitellään palkanlaskentaa ja siihen liittyvää prosessia. Työssä käytettiin laadullista tutkimusmenetelmää haastattelujen muodossa. Haastattelut tehtiin kahdesta näkökulmasta. Haastattelut tehtiin neljän yrityksen kanssa, joilla oli sisäinen palkanlaskenta, ja kolmen yrityksen kanssa, joilla oli ulkoistettu palkanlaskenta. Haastattelut tehtiin yrityksen toimitusjohtajan tai talouspäällikön kanssa.

Tuloksena on, että ulkoistamisen valinneet pienyritykset ovat tyytyväisiä päätökseen ja että sisäistä palkanlaskentaa käyttävät pienyritykset ovat keskustelleet ulkoistamisesta, mutta ovat päättäneet pitää palkanlaskennan sisäisenä. Tärkeimmät valintaan vaikuttavat tekijät ovat asiantuntemuksen puute, ajan säästö ja mahdollisuus keskittyä ydinliiketoimintaan. Palkanlaskennan ulkoistamisessa on todettu olevan useita etuja, mutta myös joitakin haittoja ja riskejä.

This thesis is about the outsourcing of payroll services in Ostrobothnian small enterprises. The outsourcing of financial services has lately become more common and is something that many companies consider.

The purpose of this study was to find out why companies outsource payroll services. Advantages and disadvantages were also studied, as were risks connected to the strategic decision.

The theory section describes what outsourcing means and the factors that must be taken into consideration upon making the outsourcing decision. The theories covered are transaction cost theory and the resource-based approach. Advantages, disadvantages, and risks are also discussed from a theoretical perspective. The theory section deals with payroll and the associated process. The work used a qualitative research method in the form of interviews. The interviews were conducted from two perspectives. Four companies that had an internal payroll and three companies with an outsourced payroll. The interviews were conducted with either chief executive officers or a financial manager.

The result shows that small businesses that have outsourced their payroll processes usually are satisfied by the outsourcing decision. Companies that manage their payroll internally, have been discussing the possibility for a change, but due to various reasons have decided to keep the function internally. The most important factors regarding the outsourcing decision is the lack of competence and the time saved that can be used on core business activities instead. A lot of advantages have been recognised regarding outsourcing, but it is not risk free and there are also some disadvantages.