Digitaalisuus perehdyttämisen tukena : perehdytyspolun rakentaminen palvelumuotoilun keinoin

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli luoda yritys x:lle toimiva perehdytyspolku palvelumuotoilun keinoin. Toimeksiantajana oli puhtauspalvelualalla jo 12 vuotta toiminut keskisuuri puhtauspalvelualan yritys. Palvelumuotoilussa käytettiin tuplatimanttimallia, jonka avulla kartoitettiin perehdytyspolussa ollut ongelma sekä haettiin ratkaisua ongelmaan. Tuplatimanttimalli valikoitui tutkimusmenetelmäksi, koska tavoitteena oli saada perehdytyspolusta työntekijöiden toiveita ja tarpeita tukeva malli. Tuplatimanttimalli mahdollistaa myös edelliseen vaiheeseen palaamisen, jos huomataan mahdollisessa ratkaisussa olevia ongelmia.

Tutkimusvaiheessa löydettiin kyselytutkimuksen avulla ongelma, joka liittyi perehdytyksen tasalaatuisuuteen. Ongelmaa lähdettiin ratkaisemaan laatimalla työntekijän perehdytyspolku työnhakijan haastattelutilanteesta koeajan jälkeiseen aikaan. Perehdytyspolun varrella olevia perehdytystuokioita tukemaan laadittiin sekä kirjallista että digitaalista materiaalia. Digitaalisen materiaaliaan hyödyksi koettiin saavutettavuus sekä materiaalin päivittämisen ketteryys. Perehdytysvideot avaavat kirjallista perehdytysmateriaalia sekä madaltaa työntekijän kynnystä palaamaan perehdytysmateriaalin pariin. Videoitu perehdytysmateriaali myös helpottaa perehdyttäjää tilanteissa, joissa yhteinen kieli on puutteellinen.

Tutkimuksella saavutettiin toimeksiantajan toivomia tuloksia. Tervetuloa taloon lehtinen ja perehdytyslomakkeet saatiin päivitettyä sekä perehdytysvideo pankki saatiin perustettua. Perehdytyspolun luominen alusta alkaen on kuitenkin suuri kokonaisuus, johon tässä opinnäytetyössä ei täysin pystytty vastaamaan. Toimeksiantajan tulee huomioida, että työntekijöiden perehdyttäminen ja perehdytyspolun ylläpitäminen vaatii yritykseltä jatkuvaa kehittämistä

The aim of the thesis was to create an effective orientation path for the company x using service design methods. The double diamond model was used in service design to identify the problem in the operation path and seek a solution. The double diamond model was chosen as the research method because the goal was to create a model that supports the wishes and the need of the employees.

During the research phase, the problem related to the consistency of orientation was identified through a survey. The problem was addressed by creating an employee orientation path from the job applicant interview to the end of the probation period. Written and digital materials were developed to support orientation sessions along the path. The orientation videos complement the written orientation materials and lower the threshold for the employees to revisit the material. The video orientation material also assists the orientation instructor in situations where there is a language barrier.

The research achieved the desired results of the client. The welcome to the company brochure and orientation forms were updated and an orientation video bank was established. However, creating an orientation path from scratch is a significant undertaking and this thesis did not fully address it. The client should keep in mind that employees onboarding and maintaining the quality of the orientation path requires continued development from the company.