Power BI pienyrityksen taloudellisten tunnuslukujen seuraamisen tukena
Savisalo, Olli (2024)
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2024052716117
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2024052716117
Tiivistelmä
Tämä toiminnallinen opinnäytetyö toteutettiin toimeksiantona Benutree Oy nimiselle yritykselle. Työn tarkoituksena on kehittää yritykselle Microsoftin Power BI -työkalulla toteutettu järjestelmä, joka mahdollistaa taloudellisten tunnuslukujen seurannan ja visualisoinnin. Ennen toteutusta toimeksiantajalla on ollut käytössä kirjanpitojärjestelmän tuottamat raportit, sekä erilaiset Excel-muotoiset myyntiraportit. Tutkimuksen taustalla on tarve ymmärtää Power BI:n ja taloudellisten tunnuslukujen jatkuvan seuraamisen tuomat hyödyt yrityksen päivittäisessä toiminnassa.
Työ on rajattu käsittelemään Power BI:llä tuotetun raportointikokonaisuuden toteutusta kohdeyritykselle. Työstä rajattiin pois tietojen kerääminen, sekä testaamis- ja päivitysprosessit, ja keskityttiin tuloslaskelman, taseen ja keskeisten operatiivisten tietojen hyödyntämiseen. Näitä operatiivisia tietoja ovat muun muassa myynti-, tuote- ja asiakasdata. Työn aikana käytettyjä tietoja ja laskelmia voidaan pitää oikeellisina ja luotettavina.
Opinnäytetyön teoreettinen osio koostuu kolmesta pääluvusta, joista ensimmäisessä käsitellään Business Intelligencen teoriaa ja sen merkitystä yrityksissä. Toisessa pääluvussa käsitellään BI-järjestelmien teknisiä ominaisuuksia, esitellään eri toimittajien järjestelmiä, sekä kuvataan produktissa käytetty Microsoft Power BI yksityiskohtaisemmin. Tietoperustan viimeisessä pääluvussa käsitellään taloudellista raportointia ja tunnuslukujen käsittelyä Power BI:ssä.
Empiirinen osuus toteutettiin hyödyntämällä yrityksen toimitusjohtajan kanssa tehtyä haastattelua nykytilan ja tavoitetilan määrittämiseksi. Power BI -järjestelmän suunnittelu ja toteutus tehtiin yhteistyössä yrityksen kanssa, jotta saatiin mahdollisimman räätälöity ratkaisu yrityksen käyttöön.
Opinnäytetyö toteutettiin kevään 2024 aikana ja sen tuloksena syntyi Power BI:hin luotu kokonaisuus, joka sisälsi viisi eri näkymää. Jokainen näkymä noudatti samaa pohjaa ja sisälsi suodattimet eri ajanjaksojen valintaa varten. Näkymiä olivat yleis- ja koontinäkymä, asiakas- ja myyntianalyysi, liiketoiminnan suorituskyky, kannattavuus, sekä maksuvalmius ja tase -näkymät. Näiden näkymien avulla yritykselle luotiin mahdollisuus keskeisten taloudellisten tietojen monipuoliseen raportointiin. Johtopäätöksenä todetaan, että Power BI on tehokas työkalu pienen yrityksen taloudellisten tunnuslukujen ja muun datan seurantaan ja raportointiin.
Työ on rajattu käsittelemään Power BI:llä tuotetun raportointikokonaisuuden toteutusta kohdeyritykselle. Työstä rajattiin pois tietojen kerääminen, sekä testaamis- ja päivitysprosessit, ja keskityttiin tuloslaskelman, taseen ja keskeisten operatiivisten tietojen hyödyntämiseen. Näitä operatiivisia tietoja ovat muun muassa myynti-, tuote- ja asiakasdata. Työn aikana käytettyjä tietoja ja laskelmia voidaan pitää oikeellisina ja luotettavina.
Opinnäytetyön teoreettinen osio koostuu kolmesta pääluvusta, joista ensimmäisessä käsitellään Business Intelligencen teoriaa ja sen merkitystä yrityksissä. Toisessa pääluvussa käsitellään BI-järjestelmien teknisiä ominaisuuksia, esitellään eri toimittajien järjestelmiä, sekä kuvataan produktissa käytetty Microsoft Power BI yksityiskohtaisemmin. Tietoperustan viimeisessä pääluvussa käsitellään taloudellista raportointia ja tunnuslukujen käsittelyä Power BI:ssä.
Empiirinen osuus toteutettiin hyödyntämällä yrityksen toimitusjohtajan kanssa tehtyä haastattelua nykytilan ja tavoitetilan määrittämiseksi. Power BI -järjestelmän suunnittelu ja toteutus tehtiin yhteistyössä yrityksen kanssa, jotta saatiin mahdollisimman räätälöity ratkaisu yrityksen käyttöön.
Opinnäytetyö toteutettiin kevään 2024 aikana ja sen tuloksena syntyi Power BI:hin luotu kokonaisuus, joka sisälsi viisi eri näkymää. Jokainen näkymä noudatti samaa pohjaa ja sisälsi suodattimet eri ajanjaksojen valintaa varten. Näkymiä olivat yleis- ja koontinäkymä, asiakas- ja myyntianalyysi, liiketoiminnan suorituskyky, kannattavuus, sekä maksuvalmius ja tase -näkymät. Näiden näkymien avulla yritykselle luotiin mahdollisuus keskeisten taloudellisten tietojen monipuoliseen raportointiin. Johtopäätöksenä todetaan, että Power BI on tehokas työkalu pienen yrityksen taloudellisten tunnuslukujen ja muun datan seurantaan ja raportointiin.