Hybridikokouksen mahdollisuudet ja haasteet senioriyhteisössä

Abstract

Hybridikokoukset ovat vakiinnuttaneet asemansa keskeisenä osana kokoustamisen kulttuuria. Viime vuosikymmenien aikana digitalisaatio on johtanut etäkokousten suosion kasvuun, mutta vuonna 2020 maailmaa ravistellut COVID-19-pandemia vauhditti muutosta entisestään. Vaikka pandemian vaikutukset alkavat hiljalleen laantua, digitalisaation merkitys kokoustamisessa on pysyvä. Yhä useammat organisaatiot ovat ottaneet käyttöön vaihtoehtoisia kokousjärjestelyjä, mikä on avannut uusia mahdollisuuksia, mutta myös tuonut mukanaan omat haasteensa. Tämä on herättänyt tarpeen kehittää entistä monipuolisempia kokouskäytäntöjä, jotka huomioivat eri osallistujien tarpeet ja mahdollistavat onnistuneen vuorovaikutuksen niin lähietäisyydellä kuin etänäkin.

Eri yhteisöjen ja ikäryhmien jäsenet ovat pystyneet sopeutumaan nopeasti tapahtuviin muutoksiin eri tavoin. Työelämän ja oppilaitosten kautta tuleva tuki ei kosketa senioriryhmiä ja sen vuoksi he ovat jääneet jälkeen osaamisessa uusien normaalien käytäntöjen ympärillä. Tämä on korostanut tarvetta kohdentaa enemmän huomiota ikääntyneiden digitaalisten taitojen tukemiseen ja kannustaa heitä osallistumaan vaihtoehtoisiin yhteydenpitomahdollisuuksiin. Tällaisen tukemisen avulla varmistetaan, että myös he voivat saavuttaa digitaalisen osaamisen tason, joka vastaa nykyajan vaatimuksia, esimerkiksi etäkokoustamisessa.

Tämän syksyllä 2023 aloitetun toiminnallisen opinnäytetyön tavoitteena oli mahdollistaa yhdistyksen kaikkien jäsenten osallistuminen yhteisiin kokouksiin riippumatta siitä, pääsevätkö he fyysisesti paikan päälle. Yhdessä toimeksiantajan kanssa valittiin heille optimaalinen etäkokousalusta, Microsoft Teams, joka vastaa ominaisuuksillaan yhdistyksen tarpeisiin. Osana tätä opinnäytetyötä tuotettiin ohjeistus tukemaan niin yhdistyksen osallistujia kuin järjestäjiä uuden etäkokouskokonaisuuden käyttöönotossa. Ohjeistuksesta on saatavilla kaksi eri versiota: yksinkertaisempi A4-dokumentti, joka on suunniteltu helposti tulostettavaksi ja toinen visuaalisempi versio, joka sisältää esimerkkikuvia tekstin tukena.

Opinnäytetyön tietoperusta tukee toimeksiantajan kanssa käytyä prosessia etäkokousalustan valinnasta ja lopputuotoksen tekemistä. Tietoperustassa käsitellään muun muassa erilaisia kokoustyyppejä, etäkokousalustoja, digitalisaatiota aiheen ympärillä ja opinnäytetyölle tärkeää osaa eli senioreita käsitteenä. Lisäksi opinnäytetyön tietoperustana käytettiin kyselyä, jonka tarkoituksena oli varmistaa, että ohjeistus kattaa kaikki yleisimmät haasteet Teamsin käytössä. Aiheita käsitellään sekä kirjallisuus- että verkkolähteiden pohjalta siten, että tietoperusta tukee opinnäytetyön lopputuotosta ja tarjoaa kokonaisvaltaisen käsityksen hybridikokouksien mahdollisuuksista ja haasteista senioriyhteisössä.