Työajanseurantajärjestelmän kartoitus maalausalan yritykselle

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli parantaa maalausalan yrityksen työajanseurantaa. Työajanseuranta on toimeksiantajayrityksessä hoidettu aikaisemmin manuaalisesti. Tämä tapa on ollut pääasiassa toimiva pienessä perheyrityksessä vallitsevan luottamuksen vuoksi, mutta menetelmä on silti hidas ja altis virheille sekä työtuntien kohdistus työmaittain on osoittautunut hankalaksi. Lisäksi kausittain työntekijämäärän kasvaessa työtunteja olisi helpompi ja tehokkaampi käsitellä sähköisen järjestelmän avulla. Niin työnantajan kuin työntekijänkin näkökulmasta ilmeni tarve sähköistää työtuntien seuranta, josta opinnäytetyön aihe sai alkunsa. Opinnäytetyön tarkoituksena oli kartoittaa toimeksiantajan tarpeiden pohjalta muutamia vaihtoehtoisia työajanseurantajärjestelmiä.

Opinnäytetyö on toteutettu tutkimuksellisena työnä, ja tutkimusmenetelmänä on laadullinen tutkimus. Työn teoriaosuus rakentuu alan työehtosopimuksen, työaikalain ja aiheeseen liittyvän kirjallisuuden ja internet sivujen pohjalle. Empiirisen osuuden aineiston keräämiseen käytettiin toimeksiantajayrityksen edustajien haastatteluja sekä eri palveluntarjoajien verkkosivuja ja myyntitiimien kanssa käytyä sähköpostiviestintää.

Ensin kartoitettiin toimeksiantajan toiveet ja tarpeet sähköiselle työajanseuranta- järjestelmälle. Tarpeiden pohjalta tutustuttiin neljään työajanseurantajärjestelmän tarjoajaan ja heidän paketteihinsa sekä palvelutasoihinsa, ja vertailtiin näiden ominaisuuksia toimeksiantajan asettamien kriteerien pohjalta. Opinnäytetyön tutkimuksen kohteeksi valitut järjestelmätarjoajat olivat Duunissa, Nepton, Tuntikone ja Visma Movenium. Näiden järjestelmien hyödyt esiteltiin ja lopuksi tehty yhteenveto sisältää neljän järjestelmän keskeiset ominaisuudet. Toimeksiantaja ei opinnäytetyön tekohetkellä ole ottanut mitään vertailtua järjestelmää käyttöönsä, mutta yksi järjestelmistä on tarkoitus ottaa koekäyttöön kesällä 2024.

Pohdinta osuudessa käsiteltiin opinnäytetyön onnistumista ja haasteita pääasiassa tiukan aikataulun suhteen. Opinnäytetyö on tehty tutkimustyönä toimeksiantajalle, mutta siitä on käytännön hyötyä myös muille pienyrityksille etenkin samalla toimialalla, joiden yrittäjät ovat pohtineet sähköisen työajanseurannan hyötyjä ja käyttöönottoa.

The aim of this thesis was to improve employee time-tracking in a painting company. From the point of view of both the employer and the employee, the need for electronic time-tracking became apparent, and the purpose of the thesis was to map out a few alternative time-tracking systems based on the client’s needs.

The theoretical part of this thesis is based on the collective agreement for the industry, the Working Hours Act and related literature and websites. The thesis was completed as a qualitative study and datal collection methods used were interviews with the client company, analysis of websites of different service providers and e-mail communications with sales teams.

Based on the client’s needs four different time-tracking system providers were studied in more detail. The benefits of these systems were presented, and the final overview summarized the key features of the four different systems. At the time of writing the thesis, the client company has not yet taken any of the compared systems into use, but the aim is to take one of the systems into trial use in summer 2024.

The discussion section dealt with the success of the thesis, as well as the challenges, mainly regarding the tight schedule. The thesis was written for the client company, but it can also benefit other small businesses, especially in the same industry whose entrepreneurs have been considering the benefits and implementation of electronic time-tracking.