Approvalin automaattisten työnkulkujen ja tekoälyominaisuuksien hyödyntäminen ostolaskujen käsittelyssä

Abstract

Opinnäytetyön toimeksiantajana toimi Etelä-Savon hyvinvointialue ja työn aiheena oli Approval-ohjelmaan liittyvien automaatio- ja tekoälyominaisuuksien hyödyntäminen ostolaskujen käsittelyssä. Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää, kuinka tämän jo käytössä olevan ohjelman automaatio- ja tekoälyominaisuuksia päästään hyödyntämään ostolaskujen käsittelyssä. Opinnäytetyö rajattiin ostolaskuprosessiin ja ostolaskujen käsittelyyn, sillä tämä taloushallinnon osa-alue on eniten aikaa vievä, mutta helposti automatisoitavissa.

Opinnäytetyön tutkimusmenetelmänä käytettiin laadullista tutkimusmenetelmää ja aineistoa hankittiin laadulliselle tutkimusmenetelmälle tyypillisellä tavalla eli havainnoimalla. Havainnointi perustui siihen, että tutkija itse osallistui käyttämään Approval-ohjelmaa sekä tutki saapuvien laskujen tietoja ja testasi ohjelman automaatio- ja tekoälyominaisuuksia. Tekoälyominaisuuksien havainnointi ja testaaminen jäi hieman pintapuoliseksi sen vuoksi, ettei tätä ollut tässä Approval-versiossa otettu käyttöön.

Havainnoinnin seurauksena saatiin tuloksia, jotka hyödyttävät toimeksiantajaa muun muassa nopeuttamalla samankaltaisten laskujen käsittelyä jättäen aikaa muihin työtehtäviä. Laskujen osalta havainnoinnissa kiinnitettiin huomiota siihen, mitä samankaltaisia tietoja laskut sisältävät, missä kentässä tieto on sekä mitkä tiedot nousevat XML-sanomaan, eli siihen, jonka mukaan automaattisten työnkulkujen sääntöjä voidaan luoda.

Tulokset osoittivat, että Approvalissa on mahdollista luoda laskuille sääntöjä automaattisten työnkulkujen kautta. Nämä säännöt perustuvat verkkolaskujen XML-sanomaan, joka laskuille muodostuu, kun ne saapuvat sähköiseen ostolaskujen käsittelyjärjestelmään. Sääntöjen avulla laskut lähtevät kiertoon automaattisesti oikeille asiatarkastajille ja hyväksyjille.

Tulokset kuitenkin osoittivat myös automaattisten työnkulkujen miinuspuolen eli sen, että sääntöjä tulisi hyvin monta, jotta jokainen tai edes suurin osa laskuista saataisiin kiertoon automaattisesti. Automaattiset työnkulut antavat mahdollisuuden yhteen automaattiseen tiliöintiriviin, vaikka laskuilla on usein monta eri tiliöintiriviä. Tässä vaiheessa tekoälyomaisuudet tuovat lisähyötyä automaation ohelle, sillä tekoälyn avulla voidaan saada esimerkiksi useampi tiliöintirivi.