Förbättrad mötesstruktur, Företag X

Abstract

Detta examensarbete lyfter fram utmaningarna med möten, speciellt då mötestiden blir lång och mötena många. Arbetet har gjorts enligt uppdrag för ett industriföretag. Problemformuleringen som identifierades tillsammans med Företag X var att det ordnas mycket möten som saknar ordentlig planering vilket gör att mötena ofta är långa med många deltagare. Vidare uttryckte uppdragsgivaren att både företaget och personalen kände att många av mötena var ineffektiva.

Syftet var att ta reda på hur mötena fungerar idag och hur man kan effektivera dem i framtiden. Teorin fokuserade på hur man planerar, genomför och följer upp möten samt vad en och vars roll är under mötets gång. Som forskningsmetod valde jag att göra ett kvantitativt frågeformulär som innehöll frågor och påståenden med färdiga svarsalternativ, fanns också några enstaka öppna frågor. Arbetet avgränsades till interna möten och kommunikationskanaler som redan finns på Företag X. Målet var att företaget skulle få en förbättrad mötesstruktur där personalen känner att mötena ger mervärde och att de kan avgöra om möte, e-post eller något annat är den rätta kommunikationskanalen.

Resultatet utmynnade i en plan på hur Företag X ska kunna förbättra sin mötesstruktur samt riktlinjer för hur man väljer rätt kommunikationskanal. Resultatet har stort fokus på planeringen av mötet samt deltagarnas uppgifter, men även på genomförandet och uppföljningen samt företagets ansvar angående spelregler på mötet.

Tässä opinnäytetyössä tuodaan esiin kokousten haasteet erityisesti silloin, kun kokousaika on pitkä ja kokouksia on paljon. Työn toimeksiantaja on teollisuusyritys. Yritys X:n kanssa yhdessä tunnistettu ongelmanasettelu oli, että monet kokoukset järjestetään ilman asianmukaista suunnittelua, minkä vuoksi kokoukset ovat usein pitkiä ja niissä on paljon osallistujia. Lisäksi toimeksiantaja ilmaisi, että sekä yritys että henkilöstö kokivat monet kokoukset tehottomiksi.

Tavoitteena oli selvittää, miten kokoukset toimivat nykyisin ja miten niistä voitaisiin tehdä tehokkaampia tulevaisuudessa. Teoriassa keskityttiin siihen, miten kokouksia suunnitellaan, toteutetaan ja seurataan ja mikä on oma rooli kokouksen aikana. Tutkimusmenetelmäksi valitsin kvantitatiivisen kyselylomakkeen, joka sisälsi kysymyksiä ja väittämiä, joissa oli valmiita vastausvaihtoehtoja, lisäksi oli joitakin satunnaisia avoimia kysymyksiä. Työ rajattiin koskemaan sisäisiä kokouksia ja viestintäkanavia, jotka ovat jo olemassa Yritys X:ssä. Tavoitteena oli, että yrityksellä olisi parannettu kokousrakenne, jossa henkilöstö kokee, että kokoukset tuovat lisäarvoa ja että he voivat päättää, onko kokous, sähköposti vai jokin muu viestintäkanava oikea.

Tuloksena syntyi suunnitelma siitä, miten Yritys X voisi parantaa kokousrakennettaan, sekä ohjeet oikean viestintäkanavan valinnasta. Tuloksessa keskitytään vahvasti kokouksen suunnitteluun ja osallistujien tehtäviin, mutta myös toteutukseen ja seurantaan sekä yrityksen vastuuseen kokouksen säännöistä.

This thesis highlights the challenges of meetings, especially when the meeting time is long and the meetings are many. This work has been done on assignment for a producing company. The problem formulation identified together with Company X was that a lot of meetings are organized without proper planning. This means that the meetings are often long and have many participants. Furthermore, Company X expressed that both the company and the employees felt that many of the meetings were ineffective.

The purpose was to find out how meetings work today and how to make them more effective in the future. The theory focused on how to plan, conduct and follow up meetings and what everybody’s role is during the meeting. As a research method, a quantitative questionnaire was used. The questionnaire contained questions and statements with ready-made answer options, as well as some occasional open questions. The work was limited to internal meetings and communication channels that already exist at Company X. The goal was for the company to have an improved meeting structure where employees feel that meetings add value and that they can decide whether a meeting, email or something else is the right communication channel.

The result was a plan on how Company X could improve its meeting structure, and guidelines on how to choose the right communication channel. The result has a strong focus on the planning of the meeting and the tasks of the participants, but also on the implementation and follow-up and the company's responsibility regarding the rules of the meeting.