Viestintäsuunnitelma ja viestinnän opas Suomen Romaniyhdistys ry:lle

Abstract

Tässä opinnäytetyössä käsitellään Suomen Romaniyhdistys ry:lle tehtyä viestintäsuunnitelmaa ja viestinnän opasta. Raportissa käsitellään näiden sisältöä ja valmistusprosessia. Suunnitelman ja oppaan tavoitteena on antaa yhdistyksen työntekijöille selkeä näkemys viestinnän tavoitteista, toimenkuvasta ja aikatauluista ja toimia käytännönläheisenä oppaana viestinnän hoitamisessa.

Viestintäsuunnitelmassa käsitellään yhdistyksen viestinnän tavoitteet, kehityskohdat kuluvalle vuodelle, ydinviestit, kohde- ja sidosryhmät, kanavat, mittarit, vastuuhenkilöt ja aikataulut. Viestinnän oppaassa käsitellään muun muassa työyhteisö- ja organisaatioviestintää, sisäistä ja ulkoista viestintää sekä annetaan vinkkejä viestinnän hoitamiseen kuten sosiaalisen median päivityksien tekemiseen ja ohjeet tallennusmuotoihin.

Suunnitelman ja oppaan laatiminen lähti liikkeelle viestinnän alkukartoituksesta, jonka avulla kartoitettiin työntekijöiden ymmärrys viestinnän työstä ja yhdistyksen viestinnän tilanteesta. Kartoituksen jälkeen pidettävissä viestinnän koulutuksissa vahvistui ajatus siitä, mitkä asiat tarvitsevat tarkennusta oppaassa. Loppukartoituksessa arvioitiin viestinnän tilanne sekä alkukartoituksen, koulutuksien, suunnitelman ja oppaan toimivuutta. Raportissa käydään läpi suunnitelman ja oppaan lähtökohtana ollut tietopohja, viestinnän alku- ja loppukartoitukset, viestinnän koulutukset ja oppaan sekä suunnitelman tekoprosessi.

Suunnitelman ja oppaan valmistamista varten selvitettiin yhdistyksen viestinnässä tarvittavia taitoja ja ominaisuuksia alan kirjoista, aiemmista opinnäytetöistä, yhdistyksen ja yrityksien viestintäsuunnitelmista ja aihetta käsittelevistä artikkeleista. Opinnäytetyön tekeminen aloitettiin marraskuussa 2023 ja se valmistui huhtikuussa 2024.

Alku- ja loppukartoituksessa nousseiden tulosten perusteella sisäinen viestintä nousi tärkeimmäksi kehityskohteeksi Suomen Romaniyhdistyksessä. Muita kehitettäviä osa-alueita nousi kolme. Yksi niistä on toimeksiantojen tärkeys. On tärkeää, että tehtäväannot ovat tarpeeksi selkeät, yksityiskohtaiset ja sisältävät kaiken tarvittavan tiedon. Toinen oli aikataulut ja suunnitelmallisuus. Onnistuneessa viestinnässä ollaan ajoissa liikkeellä ja valmistaudutaan huolella. Kolmanneksi nousi vastuiden jakaminen. Kollektiivinen vastuu ei ole toimiva tapa yhdistyksen hoidossa, vaan jokaiseen tehtävään tulee ajoissa valita vastuuhenkilö.