Kiinteistön sähköisen huoltokirjan käyttöönotto

Abstract

Tässä opinnäytetyössä oli tavoitteena saada käyttöön toimeksiantajan konepajakiinteistön kahteen rakennukseen sähköinen huoltokirjaratkaisu. Osatavoitteena oli selvittää näiden rakennusten tarpeenmukaiset huoltokohteet ja laatia niille tarkoituksenmukainen huoltosuunnitelma. Työ on toteutettu produktiivista tutkimusmenetelmää käyttäen. Keskeisimpänä tutkimusongelmana työn alussa oli selvittää kiinteistön huoltokirjoihin liittyvien lakien ja asetusten määräykset ja velvoitteet. Niiden selvittämisen jälkeen selvitettiin kohderakennusten huoltokohteet tarkoituksen mukaisella tarkkuudella käytössä olevat lähtötiedot huomioiden. Huoltokohteille oli tarkoitus laatia tarpeenmukaisista huolloista lyhyet kuvaukset. Huoltokirjan alustana toimii toimeksiantajan valitsemana Paisto Oy:n kehittämä ja toimittama Rivit.fi-kirjausjärjestelmä. Järjestelmään on mahdollista saada muistutukset lähestyvistä huolloista kiinteistönhuollon toimijoille, ja sillä voidaan tehdä kiinteistöä koskien vikailmoituksia havaituista vioista, puutteista, korjaustarpeista yms. Työssä saavutettiin asetetut tavoitteet eli huoltokohteet on kirjattu, ja tarvittaville kohteille on kirjattu lyhyet kuvaukset ohjelmaan. Myös suoritettujen huoltojen dokumentointi on nyt mahdollista kuvien ja liitteiden avulla. Aluksi huoltokirjan käyttäjinä ovat kiinteistönhuolto ja toimeksiantajan kiinteistöpäällikkö. Heille on pidetty tiivis käyttökoulutus, jonka perusteella peruskäyttö onnistuu. Koulutuksen järjestäminen ja kuvaus sisältyvät myös tähän työhön. Jatkokehitysajatuksena on saada toimeksiantajan konepajakiinteistön kaikkiin rakennuksiin käyttöön tätä työtä vastaava huoltokirjakokonaisuus. Tästä on käyty keskustelua ohjelmatoimittajan, työn suorittajan ja hänen työnantajansa, kunkin kanssa erikseen. Vähintään yhtä tärkeä jatkokehityspanos tulee ohjelman käyttäjiltä heidän antamansa käyttäjäpalautteen muodossa. Tämän palautteen kerääminen on ensiarvoisen tärkeää varsinkin huoltokirjan ensimmäisen käyttövuoden aikana. Tulevien uudisrakennuksien osalta huoltokirja-koordinointi kannattaa tehdä hankkeen kestäessä, ei sen jälkeen. Myös kattavampaa ohjelmistoa kannattaa harkita jatkossa.

This thesis aimed to introduce an electronic maintenance manual for the two buildings of the client's engineering workshop property. A sub-objective was to identify the required maintenance sites for these buildings and draw up an appropriate maintenance plan. The work was carried out using a productive research method.

The main research problem at the beginning of the work was to determine the provisions and obligations of laws and decrees related to property maintenance records. After they were investigated, the maintenance sites of the target buildings were analyzed with appropriate accuracy, taking into account the initial data in use. The intention was to prepare short descriptions of demand-based maintenance for the service sites.

The platform of the service book is the Rivit.fi recording system developed and delivered by Paisto Oy, selected by the client. It is possible to receive reminders of upcoming maintenance operations to property maintenance operators in the system, and it can be used to make fault reports concerning the property about detected faults, deficiencies, repair needs, etc.

The work achieved the set goals, i.e. maintenance sites, and short descriptions of the required sites were recorded in the program. It is now also possible to document the maintenance performed with pictures and attachments. Initially, the maintenance book is used by property maintenance and the client's property manager. Intensive user training was held for them, which enables successful basic use. The organization and description of the training are also included in this work.

An idea for further development is to have a maintenance book package corresponding to the work done in all buildings of the client's engineering workshop. This has been discussed with the program provider, the contractor, and his employer, each separately. At least equally important for further development is the user feedback. Collecting this feedback is of paramount importance, especially during the first year of use of the service book. For future new buildings, maintenance book coordination should be carried out during the duration of the project, not afterwards. One should also consider more comprehensive software in the future.