Tapahtumatuotannon haasteet tuottajan näkökulmasta

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli tutkia tapahtumatuottajien kohtaamia haasteita työssään. Tutkimuksen tarkoituksena oli kartoittaa tapahtumatuotannon haasteita ja tarjota käytännön ratkaisuja näiden haasteiden ratkaisemiseksi.

Tutkimukseen osallistui neljä tapahtumatuottajaa, joiden valinnassa kiinnitettiin huomiota siihen, että haastateltavilla on erilainen ja kestoltaan erimittainen tausta tapahtumatuottajan tehtävistä. Tutkimus toteutettiin laadullisena tutkimuksena, jossa aineistonkeruumenetelmänä käytettiin teemahaastatteluja ja analyysimenetelmänä teemoittelua. Tutkimuksen teoriaosuus koostuu tapahtuma-alan teoriasta, jossa käsitellään tapahtumien määritelmää ja luokittelua sekä alan kehitystä ja merkitystä. Teoriaosuus käsittelee myös tapahtumien tuotantoprosessin eri vaiheita sekä tuottajan roolia ja johtajuutta.

Tutkimustulosten perusteella voidaan todeta, että tuotannossa esiintyy moninaisia haasteita, joista merkittävimmät liittyivät viestintään ja aikataulutukseen. Viestinnän ja aikatauluttamisen huolellinen suunnittelu ja toteutus ovat välttämättömiä aikataulussa pysymisen kannalta. Aikataulussa pysymiseen vaikuttavat, monet tekijät, kuten itsensä johtaminen, viestintä oman työtiimin, asiakkaiden sekä sidosryhmien kanssa sekä selkeiden työtehtävien laatiminen ja delegointi työtiimin välillä. Puutteet näissä vaiheissa heikentävät aikataulun hallintaa, mikä puolestaan vaikuttaa negatiivisesti koko tuotantoprosessin lopputulokseen.

Tutkimustulosten ja teorian pohjalta ilmenee, että tapahtumatuotannon sujuvuus riippuu olennaisesti ajanhallinnan parantamisesta sekä viestinnän tehostamisesta. Lisäksi tutkimuksessa korostuu tiimityöskentelyn ja resurssien tehokkaan käytön merkitys. Tutkimustuloksissa haasteiden tueksi on annettu vinkkejä ja myös tuottajat antoivat käytännön ratkaisuja haasteiden ratkaisemiseksi.