Käyttöomaisuuden ostolaskuprosessin kehittäminen : case: Yritys X

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää ostolaskuprosessia käyttöomaisuuslaskujen osalta toimeksiantajayrityksessä. Työn tarkoituksena oli tunnistaa ostolaskuprosessin ongelmakohtia ja kehittää prosessia niin, että käyttöomaisuuslaskujen käsittelyssä saataisiin usein toistuvia virheitä vähennettyä ja käsittelyprosessi toimivammaksi.

Opinnäytetyö toteutettiin laadullisena tutkimuksena ja tutkimusmenetelmänä käytettiin tapaustutkimusta. Käyttöomaisuuslaskujen käsittelijöistä haastateltiin tutkimukseen viittä henkilöä. Haastattelujen lisäksi työssä käytettiin apuna yrityksestä saatua raporttia laskujen määristä sekä omia havaintoja käyttöomaisuuslaskujen käsittelystä, joita opinnäytetyön teon yhteydessä tunnistettiin. Teoriaosuus opinnäytetyössä sisältää yleistietoa käyttöomaisuudesta, ostolaskuprosessista, taloushallinnon järjestelmistä sekä arvonlisäverosta, erityisesti rakentamispalvelun käännetystä arvonlisäverosta.

Ongelmakohtina nousi esille toistuvien virheiden tapahtuminen arvonlisäverokoodeissa, väärien tilien käyttäminen tiliöinnissä sekä laskujen turha kierrättäminen henkilöltä toiselle. Tutkimuksen lopputuloksena kehittämisehdotuksia saatiin tuotettua useampia, joiden avulla käyttöomaisuuslaskujen käsittelyä voitaisiin parantaa. Käyttöomaisuuslaskuja voitaisiin jatkossa käsitellä kohdeyrityksessä vain yhdessä tiimissä, arvonlisäveroista ja käyttöomaisuudesta voitaisiin pitää laskujen käsittelijöille koulutuksia sekä yhteisten dokumenttien avulla vaikeita tapauksia voitaisiin konkreettisesti nostaa esiin ja ratkaista yhdessä. Käyttöomaisuuslaskujen automatisointi on hieman haastavaa, mutta myös tämä nostettiin esiin ja pohdittiin, voisiko jotakin prosessin osaa automatisoida. Kohdeyritys pysyy opinnäytetyössä täysin anonyyminä, eikä siitä kerrota tarkempia tietoja.

The aim of the thesis was to develop the purchase invoice process related to fixed asset invoices in the commissioning company. The purpose of the thesis was to identify problematic areas in the purchase invoice process and to develop the process so that recurring errors in the processing of fixed asset invoices could be reduced and the processing process made more efficient.

The thesis was conducted as a qualitative study, using a case study as the research method. Five individuals involved in the processing of fixed asset invoices were interviewed for the study. In addition to interviews, the work utilized a report from the company on the number of invoices and the author's own observations of fixed asset invoice processing, which were identified during the thesis work. The theoretical part of the thesis included general information on fixed assets, the purchase invoice process, financial management systems, and value-added tax, especially reverse charge VAT in construction services.

Problem areas identified included recurring errors in VAT codes, incorrect use of accounts in accounting, and unnecessary forwarding of invoices from one person to another. As a result of the study, several improvement suggestions were produced, which could enhance the processing of fixed asset invoices. In the future, fixed asset invoices could be processed within a single team in the commissioning company, training sessions could be provided to invoice processors on VAT and fixed assets, and difficult cases could be addressed and resolved collaboratively using shared documents. Automating fixed asset invoice processing is challenging, but this was also brought up and discussed, considering whether some part of the process could be automated. The commissioning company remains completely anonymous in the thesis, and no further details are provided about it.