Automatisering av löneräkning: en kvalitativ studie om nuvarande automatiseringsnivåer inom löneadministration

Abstract

Detta examensarbete behandlar automatisering av löneräkning. RPA, Robotic Process Automatisering, används för att imitera mänskliga handlingar genom att utföra knapptryckningar och interagera med programvaror eller system. RPA används för att automatisera tidskrävande och repetitiva uppgifter för att frigöra tid till mer komplicerade uppgifter. Syftet med examensarbetet var att undersöka den nuvarande situationen inom automatisering av löneräkning samt att identifiera svårigheter med automatisering. Syftet med examensarbetet var även att utforska eventuella möjligheter för att effektivisera löneräkningsprocessen ytterligare.

I den teoretiska delen av arbetet behandlas vad automatisering innebär och vad som behöver analyseras innan implementering av automatiserade processer. I teoridelen behandlas också de grundläggande delarna av löneräkningsprocessen. I undersökningen användes en kvalitativ forskningsmetod i form av semistrukturerade intervjuer. Intervjuerna gjordes med såväl löneräknare som personer som jobbar med utvecklingen av löneräkningsprogram.

I undersökningens resultat framgår att löneräkningen inte är helt automatiserad samt att det finns möjligheter till att effektivisera processen ytterligare. Undersökningen gav även konkreta tips för att utveckla löneräkningen. Resultatet visar även att de lagar och kollektivavtal som löneräkningen baserar sig på bidrar med svårigheter då det kommer till att automatisera löneräkning.

Tässä opinnäytetyössä käsitellään palkanlaskennan automatisointia. RPA:ta eli robottiprosessien automatisointia käytetään jäljittelemään ihmisen toimia suorittamalla näppäinpainalluksia ja olemalla vuorovaikutuksessa ohjelmistojen tai järjestelmien kanssa. RPA:ta käytetään aikaa vievien ja toistuvien tehtävien automatisointiin, jotta aikaa vapautuu monimutkaisempiin tehtäviin.

Opinnäytetyön tavoitteena oli tutkia palkanlaskennan automatisoinnin nykytilannetta ja kartoittaa automatisointiin liittyviä vaikeuksia. Opinnäytetyön tavoitteena oli myös tutkia mahdollisia tapoja tehostaa palkanlaskentaprosessia entisestään. Opinnäytetyön teoriaosuudessa käsitellään mitä automatisointi tarkoittaa ja mitä on analysoitava ennen automatisoitujen prosessien käyttöönottoa. Teoriaosuudessa käsitellään myös palkanlaskentaprosessin peruselementtejä. Tutkimuksessa käytettiin laadullista tutkimusmenetelmää puolistrukturoitujen haastattelujen muodossa. Haastatteluissa haastateltiin sekä palkanlaskijoita että palkanlaskentaohjelmien kehittäjiä.

Tutkimuksen tulokset osoittavat, että palkanlaskentaa ei ole täysin automatisoitu ja että kehittämismahdollisuuksia on vielä jäljellä. Tutkimus antoi myös konkreettisia vinkkejä palkanlaskennan kehittämiseen. Tulokset osoittivat myös, että palkanlaskennan perustana olevat lait ja työehtosopimukset aiheuttavat osaltaan vaikeuksia palkanlaskennan automatisoinnissa.

This thesis addresses the automation of payroll. RPA, Robotic Process Automation is used to imitate human actions by performing keystrokes and interacting with software or systems. RPA is used to automate time-consuming and repetitive tasks to free up time for more complicated tasks. The aim of the thesis was to analyze the current situation in payroll automation and to identify difficulties with automation. The aim of the thesis was also to explore opportunities to make the payroll process even more efficient.

The theoretical part of the thesis discusses what automation means and what needs to be analyzed before implementing automated processes. The theory part also covers the basic elements of the payroll accounting process. The study used a qualitative research method in the form of semistructured interviews. The interviews were conducted with both payroll accountants and software developers.

The result of the study show that payroll accounting is not fully automated and that development opportunities remain. The study also provided specific tips for developing payroll. The results also show that the laws and collective agreements on which payroll is based contribute to difficulties when it comes to automating payroll.