Challenges and Opportunities with Digital Transformation in the Public Service : A case study in the Secretary Services in Vaasa

Abstract

The objective of the thesis was to explore the challenges and opportunities facing the public sector due to the increased pace of digital transformation, with a specific focus on the initial stage of deconstruction of tasks to explore the implementation of Robotic Process Automation.

The research was conducted through a case study and qualitative semi-structured interviews. The first stage of the research involved familiarizing oneself with materials produced by the employees of the commissioner to gain insight into the current state of the process as well as strategic goals to enhance digitalization. The case study was conducted through a workshop with secretaries, with the goal of deconstructing the process into tasks and identifying challenges with the process of preparing contracts for short-term substitutes. The issues expressed in the case study were further explored in semi-structured interviews with key personnel in the group administration, focusing on challenges with digital transformation, actions, and strategic goals of the sector.

The conclusion drawn was that the current process of preparing contracts requires further development, involvement of end-users, and a cross-sectoral and customer-centric approach. The research indicates that management involvement, upskilling, or reskilling of employees, and proactive personnel planning should be the focus as digital transformation changes the way we work.

Målet med avhandlingen var att utforska utmaningar och möjligheter för den offentliga sektorn på grund av den ökade takten i den digitala omvandlingen, med ett specifikt fokus på den initiala fasen av att avkonstruera uppgifter för att utforska implementeringen av Robotic Process Automation.

Forskningen utfördes genom en fallstudie och kvalitativa semi-strukturerade intervjuer. Den första fasen av forskningen innebar att bekanta sig med material producerade av uppdragsgivarens anställda för att få insikt i den nuvarande situationen för processen samt strategiska mål för att förbättra digitaliseringen. Fallstudien genomfördes genom en workshop med sekreterare, med målet att avkonstera och identifiera utmaningar med processen att förbereda kontrakt för korttidsvikarier. De problem som framkom i fallstudien undersöktes vidare i semi-strukturerade intervjuer med nyckelpersoner inom gruppadministrationen, med fokus på utmaningar med digital transformation, åtgärder och strategiska mål för sektorn.

Slutsatsen var att den nuvarande processen med att förbereda kontrakt kräver ytterligare utveckling, delaktighet från användarna och ett sektoröverskridande och kundcentrerat tillvägagångssätt. Forskningen indikerar att ledningens delaktighet, kompetensutveckling eller omskolning av anställda och proaktiv personalplanering bör vara i fokus när den digitala omvandlingen förändrar vårt arbetssätt.

Opinnäyteyön tavoitteena oli tutkia julkisen sektorin kohtaamia haasteita ja mahdollisuuksia lisääntyvän digitaalisen muutoksen vuoksi, keskittyen erityisesti tehtävien alustavaan purkuvaiheeseen, jotta voitaisiin tutkia Robottiprosessiautomaation käyttöönottoa.

Tutkimus toteutettiin tapaustutkimuksena ja laadullisina puolistrukturoituina haastatteluina. Tutkimuksen ensimmäinen vaihe sisälsi perehtymisen toimeksiantajan työntekijöiden tuottamiin materiaaleihin, jotta saatiin käsitys prosessin nykytilanteesta ja strategisista tavoitteista digitaalisen muutoksen tehostamiseksi. Tapaustutkimus toteutettiin sihteereiden kanssa toteutetun työpajan avulla. Tavoitteena oli purkaa sekä tunnistaa haasteita prosessissa, jossa valmistellaan sopimuksia lyhytaikaisille sijaisille. Tapaustutkimuksessa esiin tulleet ongelmat tutkittiin edelleen puolistrukturoituina haastatteluina avainhenkilöiden kanssa konsernihallinnossa, keskittyen digitaalisen muutoksen haasteisiin, toimenpiteisiin ja sektorin strategisiin tavoitteisiin.

Johtopäätöksenä oli, että nykyinen sopimusten valmisteluprosessi vaatii lisäkehitystä, käyttäjien osallistumista sekä eri sektorit (toimialat) ylittävää ja asiakaskeskeistä lähestymistapaa. Tutkimus osoittaa, että johdon osallistuminen, työntekijöiden osaamisen kehittäminen tai uudelleenkoulutus, sekä ennakoiva henkilöstösuunnittelu tulisi olla keskiössä, kun digitaalinen muutos muuttaa työtapojamme.