Työntekijöiden tuloprosessin digitalisointi Oriolalla

Abstract

Oriolassa oli käytössä liian monia erillisiä paperi- ja PDF-lomakkeita useiden eri palvelupyyntöjen tekemiseen. Lomakkeita ja tietoja uusista käyttäjistä tuli Oriolan IT-tukeen epäkoordinoidusti. Tämä aiheutti tehottomuutta sekä tilauksissa että toimituksissa, sekä virheellisiä pyyntöjä, kuten uuden matkapuhelimen tilaamista ilman matkapuhelinliittymää. Todettiin, että tuloprosessin digitalisointi vaati uudistusta. Kun tuloprosessi saatiin automatisoitua, se säästi aikaa ja kustannuksia ja helpotti uuden työntekijän prosessia huomattavasti. Tämä mahdollisti myös reaaliaikaisuuden ja ennakoimisen. Esimiesten eli loppukäyttäjien oli helpompi tehdä uusien käyttäjien luomiset ja pyynnöt jopa etuajassa. Tarkoituksena oli, että uusi työntekijä pääsi aloituspäivämäärästä lähtien vaivattomasti aloittamaan työt omalla koneellaan sekä että hänellä oli kaikki tarvittavat oikeudet ja tunnukset jo valmiina.

Tämän toiminnallisen opinnäytetyön tarkoituksena oli kerätä kaikki hajallaan olevat työntekijän perehdytysprosessin ohjeet ja toimet IT:n näkökulmasta sekä toteuttaa uusi yksittäinen digitaalinen työntekijän perehdytysprosessin työnkulku Oriolan IT-palvelunhallintatyökalussa 4Me:ssä.

Opinnäytetyön tavoitteena oli automatisoida pyyntölomakkeet 4Me-ympäristössä skriptien avulla. Nykyisen pitkän täyttöprosessin eliminointi ja 4Me-alustan avulla tapahtuva automatisointi tarjosivat tehokkaan ratkaisun. Tehtävänäni oli mahdollistaa tämä automatisointi 4Me-ympäristössä.

Yhden yksinkertaisen prosessin toteuttamisen tavoitteena oli lisätä tehokkuutta, vähentää virheiden määrää ja lisätä sidosryhmien tyytyväisyyttä sekä pyyntöjen että toimitusten osalta.

Tuloprosessiin kuului esimerkiksi käyttäjätilien ja valtuutusten luomista erilaisiin IT-järjestelmiin. Hyväksyntöjen keräämistä tarvittaessa, tilausten tekemistä tilauksista esimerkiksi sähköpostista, sekä pyydettävän IT-laitteiston, kuten kannettavan tietokoneen ja ohjelmistolisenssien pyyntöjä. Uuden työntekijän perehdytysprosessi oli joukko viestintää ja toimenpiteitä. Tulevien käyttäjien esimiehiltä tarvittiin käyttäjäluontilomake ja lista käyttäjien oikeuksista tai tarpeista.

Automaatiojärjestelmän ja lomakkeen toteuttaminen 4Me-alustalla sujui erinomaisesti, ja asetetut tavoitteet saavutettiin odotetusti. Tämä projekti mahdollisti tehokkaamman työnkulun, vähensi manuaalisia virheitä ja paransi sekä IT-tuen että esimiesten käyttäjäkokemusta. Lisäksi uuden järjestelmän käyttöönotto toi mukanaan huomattavia ajan ja kustannusten säästöjä, mikä osoittaa, että projekti oli erittäin onnistunut.