Osto-ohjelman täyden potentiaalin käyttöönotto yrityksessä

Abstract

Toimeksiantajayritykselle on hankittu Logisticar-ohjelma, jonka pääasiallinen tarkoitus oli automatisoida ostotarvelaskenta ja ostotilauksen muodostaminen sekä parantaa varastonhallintaa. Logisticar on integroitu yrityksen pääjärjestelmään. Määritelty master data ja tapahtumatiedot siirtyvät pääjärjestelmästä Logisticariin kerran päivässä. Tietoja käsitellään ohjelmassa erikseen määriteltyjen laskentatunnusten avulla. Logisticar tarjoaa paljon muitakin toimintoja, ja tässä tutkimuksessa selvitettiin, miten ohjelman käyttöastetta saadaan nostettua ottamalla ohjelmasta nykyistä käyttöä enemmän ja laajemmin uusia toimintoja ja raportointeja käyttöön toimeksiantajayrityksen eri osastoille.

Tutkimuksen tavoitteena oli kartoittaa ohjelman nykyinen käyttö ja kartoittaa minkälaisia muita mahdollisuuksia ja toiminnallisuuksia Logisticarista on mahdollista saada ja voidaanko niitä ottaa yrityksessä käyttöön. Tutkimuksessa kuunneltiin myös työntekijöiden toiveet ja parannusehdotukset sekä selvitettiin haasteita ja ongelmia.

Tutkimus toteutettiin laadullisena tutkimuksena, ja tutkimusstrategiana oli toi-mintatutkimus. Tutkimuksen aineistonkeruumenetelmänä käytettiin teema-haastatteluja ja aineiston analyysimenetelmänä käytettiin sisällönanalyysiä teemoja apuna käyttäen. Tutkimuksessa käytettiin apuna myös prosessikuvauksia havainnollistamaan toimintojen mukaan ottamista jo olemassa oleviin tai uusiin prosesseihin.

Aineiston avulla saatiin selville, että yritys käyttää Logisticaria jo tehokkaasti niihin toimintoihin, joihin se on hankittu. Ohjelman käyttöastetta on kuitenkin mahdollista nostaa säännöllisemmällä tuotepolitiikan ja varaston arvojen seurannalla. Pääkäyttäjän uuden roolin avulla käyttäjille saadaan tietoa toiminnoista ja pääkäyttäjälle on myös rooli ohjelman käytön haasteissa ja ongelmissa. Ohjelmasta on myös mahdollista saada toimintoja ja raportteja myynnin ja johdon tueksi päätöksentekoon, mutta se vaatii uusien laskentatunnusten luontia ja myös selvittämistä, mitä tietoja laskentatunnuksilla halutaan tuoda esiin.