Onboarding-prosessin kehittäminen case Organisaatio X

Abstract

Onnistunut perehdytys on keskeisimpiä ensivaikutelmaan, työtyytyväisyyteen ja työn sisäistämiseen sekä työntekijän sitouttamiseen vaikuttavia tekijöitä. Opinnäytetyö toteutettiin toimeksiantona finanssialalla toimivalle organisaatiolle, jossa oli tarvetta perehdytysprosessin (engl. onboarding, työssä onboarding-prosessi) kehittämiselle.

Työn keskeisimpinä tavoitteina oli tunnistaa organisaatiossa olemassa olevan onboarding-kokemusten mahdollisia kehityskohtia, kuinka hyödyllisinä työntekijät kokevat nykyisen onboarding prosessiin kuuluvat tekijät ja selvittää, millä keinoin olisi mahdollista tarjota parempaa lisäinfoa onboarding-vaiheessa oleville tulevasta toimenkuvasta jo heti työsuhteen alkuvaiheessa.

Tietoperustassa käsiteltiin onboarding-prosessia kokonaisuutena ja prosessin haasteita sekä sen vaikutuksia työntekijän sitouttamisen kannalta. Tutkimusmenetelmiksi valittiin määrällinen tutkimus henkilöstökyselynä ja siitä johdettu laadullisina menetelmänä toteutettu haastattelu. Opinnäytetyössä tarkasteltiin lisäksi palvelumuotoilun menetelmiä osana onboarding-kokemuksen muotoilua, työntekijäkokemusta ja asiakaskokemusta, sekä olennaisesti onboarding-vaiheessa työntekijän oppimiseen, työtyytyväisyyteen ja sitoutumiseen vaikuttavia tekijöitä.

Työn tuloksena syntyi hyvän onboardingin kenno, työkalu, jota esihenkilö tai uuden työntekijän tukihenkilö voi käyttää suunnitellessaan perehdytystä, ehdotus uusien työntekijöiden intranetistä ja Teams -keskusteluryhmästä sisältöineen parempaan tiedonjakoon ja verkostoitumiseen, sekä näkökulmia uuden työntekijän tukihenkilön osaamisen kehittämiseen ja tukihenkilönä toimimiseen.

Lopputulos hyödyttää toimeksiantajaa ymmärtämään konkreettisemmin, mitä tarvittavia toimenpiteitä on lähdettävä viemään eteenpäin onboarding-prosessin parantamiseksi. Työn tulokset ovat hyödynnettävissä myös muilla toimialoilla.

Successful onboarding is one of the key factors in new employees’ first impression, job satisfaction, job assimilation and commitment. The thesis was done as a commission for an organization in the financial sector that wanted to develop its onboarding process.

The main goals of the study were to identify the possible development points of the existing onboarding experience in the organization, how useful the employees perceive the factors that are part of the current onboarding process, and to find out how it would be possible to offer better additional information to those in the onboarding phase about their position at the very beginning of the employment relationship.

The theoretical framework focuses on the onboarding process concept, its challenges, and its effects on employee commitment. The research methods chosen were a quantitative survey as a personnel survey and an interview conducted as a qualitative method derived from it. In addition, the thesis examined service design methods as part of the design of the onboarding experience, employee experience and customer experience as well as the factors that essentially affect employees’ learning, job satisfaction and commitment during the onboarding phase.

Development proposals were presented as a prototype of a canvas model for good onboarding, a tool that a supervisor or a new employee's support person can use when planning orientation, a proposal for a new employee's intranet and a Teams discussion channel, including contents ideas for better information sharing and networking, as well as perspectives on developing the support person's skills and understanding the role of acting as a support person.

The result benefits the commissioner to understand more concretely what necessary measures need to be taken to improve the onboarding process. The results of the work can also be used in other industries.