Tuotetietoarkkitehtuurin ja prosessien nykytilan määrittäminen tuotelähtöisen toimintamallin kehittämiseksi

Abstract

Patrian historian suurimman toimintamallimuutoksen ja kasvustrategian tavoitteiden toteutumiseksi konsernin yksikkörakenne oli muutettu vastaamaan tehokkaammin markkinoiden ja asiakkaiden tarpeita. Uuden toimintamallin keskiöön oli muodostettu konsernilaajuinen tuotevalikoimasta vastaava Portfolio-yksikkö sekä operatiivisista toiminnoista vastaava entisistä liiketoimintayksiköistä koostettu yhtenäinen Operations-yksikkö. Uuden toimintamallin kehittämiseksi Patriassa oli ymmärretty tarve tehostaa tuotteiden hallintaa ja nostaa tuotteistamisen astetta. Tämän toteuttamiseksi Patriassa tuli tehdä kokonaisvaltainen selvitys tuotetiedon nykytilasta läpi liiketoimintaprosessien ja määrittää niihin liittyvien nykyisten tietojärjestelmien käyttö sekä arkkitehtuurin tila.

Kehittämistutkimuksen taustalla on väitöskirjatutkimukseen perustuva tuoteportfolion hallintamalli, jonka pohjalta Patrian tuotevalikoiman kehittämistä oli päätetty lähteä edistämään. Määritysvaiheessa selvitettiin vertikaalisten tuotetietotasojen käytön nykytilanne sekä tarpeet liiketoimintaprosesseissa ja eri yksiköissä. Samalla määritettiin kaikkien tuotetietoa sisältävien tietojärjestelmien arkkitehtuuri ja suhde tuotetiedon eri tasoihin. Tutkimus toteutettiin työpajoissa käsiteltyjen teemahaastattelujen avulla, joiden tulosten pohjalta muodostettiin kuva tarvittavista kehitystoimista.

Tuotetiedonhallinnassa havaittiin ongelmia niin teknisen tuotetiedon yhdenmukaisuudessa kuin kaupallisen tuotetiedon käsitteistön ymmärtämisessä. Isossa kuvassa suurin haaste Patrialla on ollut vaikeus tunnistaa tuotelähtöisyyttä toiminnan kehittämisen keskiössä johtuen pääosin projektimuotoisesta liiketoiminnasta. Tarkemmalla tasolla syyksi havaittiin eriävät prosessit, roolit sekä vastuut teknisen tuotetiedon muodostumisessa sekä ylläpidossa. Lisäksi käytössä olevien tietojärjestelmien väliset integraatiot havaittiin puutteellisiksi.

Kehitystutkimuksesta saavutetut konkreettiset tulokset ovat tavoitteiden mukainen kuvaus ja ehdotus konsernitasoisesta tuotetietomallista sekä tuotetietoa sisältävien tietojärjestelmien arkkitehtuurin kehittäminen. Lisäksi tutkittiin nykyaikaisen ERP-järjestelmän mahdollisuuksia tehostaa kaupallisen tuotetiedon hallintaa samalla yksinkertaistaen konsernin tietojärjestelmäarkkitehtuuria.

To achieve the objectives of the largest operating model change and growth strategy in Patria's history, the group's unit structure was changed to meet market and customer needs more effectively. At the core of the new operating model was formed a group-wide Portfolio unit responsible for product portfolio and a unified Operations unit composed of the former business units responsible for operational functions. To develop the new operating model, Patria had understood the need to streamline product management and increase the degree of productization. To achieve this, Patria needed to conduct a comprehensive survey of the current state of product information throughout business processes and to specify the use of the related current information systems and the state of system architecture.

The development study is based on a product portfolio management model described in doctoral dissertation. In the first phase, the current situation regarding the use of vertical product information levels and the needs in business processes and different units were examined. Also, the architecture of all information systems containing product data and their relationship to the different levels of product information were determined. The study was carried out with the help of thematic interviews made in the workshops, the results of which formed a picture of the necessary development areas.

Problems were found in product information management both in the uniformity of technical product information and in understanding the concepts of commercial product information. In the big picture, the greatest challenge for Patria has been the difficulty in identifying product orientation at the centre of operational development, mainly due to project-based business. On a more detailed level, different processes, roles and responsibilities in the formation and maintenance of technical product data were found to be the cause. In addition, integrations between existing information systems were found to be deficient.

The concrete results of the development study are a description and proposal for a group-level product information model in accordance with the objectives and development of the architecture of information systems containing product information. In addition, the possibilities of a modern ERP system were studied to enhance the management of commercial product information while simplifying the group's information system architecture.