Palkanlaskentaprosessien tehostaminen tilitoimistossa : Yritys X

Abstract

Opinnäytetyö toteutettiin toimeksiantona tilitoimistolle. Tutkimuksen tarkoituksena oli laatia selvitys tilitoimiston palkanlaskentaprosessien nykytilasta. Tavoitteena oli löytää keinoja toiminnan tehostamiseksi. Tutkimuksen näkökulma keskittyi ihmisen toimintaan eli siinä tarkasteltiin asiakkaiden ja tilitoimiston sisäisten toimintatapojen vaikutusta prosessien kulkuun. Opinnäytetyön teoreettinen viitekehys käsitteli palkanlaskennan normistoa, palkanlaskennan järjestelmiä, palkanlaskijan työnkuvaa sekä prosessien kuvaamista ja kehittämistä. Tutkimus toteutettiin kvalitatiivisella menetelmällä. Aineistonkeruumenetelmänä käytettiin teemahaastattelua. Haastateltaviksi valikoitui viisi henkilöä, joista neljä on palkkahallinnon asiantuntijoita ja yksi palkanlaskentatiimin tiimipäällikkö. Haastattelut toteutettiin maaliskuussa 2024. Tutkimuksen tuloksista kävi ilmi, että palkanlaskentaprosessit ovat monista eri tekijöistä ja vaiheista muodostuvia kokonaisuuksia. Palkanlaskentaprosesseissa toistuvat samat toiminnot, mutta asiakaskohtaisia eroja on jo palkka-aineiston toimituksesta alkaen. Tutkimuksen tulokset osoittivat myös, että palkanlaskennassa käytetään useita eri palkkaohjelmia, joiden ominaisuudet vaikuttavat osaltaan prosessien kulkuun. Lisäksi palkanlaskentaprosesseissa ilmenevät ongelmakohdat ja kehityskohteet vaihtelevat asiakkaittain. Tilitoimiston palkanlaskentatiimi toimii tutkimusten tulosten perusteella pääosin yhtenäisten toimintatapojen mukaan, mutta myös tilitoimiston sisäisistä toimintatavoista löytyi kehitettävää. Tutkimusten tulosten pohjalta voitiin todeta, että asiakaskohtaiseen kehittämiseen ja sujuvaan yhteistyöhön kannattaa panostaa jatkossa. Palkkaohjelmien kehittyminen ja esimerkiksi ohjelmistorobotiikan käyttöönotto voisi nopeuttaa palkanlaskentaa ja tehdä siitä tehokkaampaa. Lisäksi vielä selkeämmät ohjeet esimerkiksi materiaalin tallennukseen liittyen voisi mahdollistaa tehokkaamman ajankäytön.