Developing a project management guideline and template package for a case organisation

Abstract

Effective project management has emerged as a cornerstone in supporting organizations in achieving success in an ever-changing world and delivering value to stakeholders. While each project always has unique characteristics, many project elements are common. This enables the utilization of a structured project management process, where common rules and project guidelines should be used. The aim of this thesis was to conduct a current state analysis of project management processes used by the case organisation for their Enterprise Resource Planning (ERP) related customer delivery projects. The thesis was started by collecting the theoretical framework. A current state analysis was made based on the data collected with different action research methods, which were observation, analysis of existing documentation, and conducting a web survey among selected employees of the case organisation. The web survey played a key role in gathering diverse information, perspectives, and ideas to support the development of the case organisation’s project management processes. According to the survey responses, current project management and the success of projects were above average, but there was a clear need for documented guidelines and standardized templates to ensure common procedures between different project teams. Based on the findings, the goal was to develop an initial version of the project management guideline and a template package tailored for the case organization, to increase transparency and efficiency. As the case organisation has a wide range of different types of projects depending on size, complexity, and the used project methodology, it was important to create a high-level guideline to support the project managers and project teams without imposing too strict limitations. The needed project governance and documentation level should always be defined individually for each project during the start-up of the project. It is important to acknowledge that the guideline and template package created are the initial versions, and only include the most commonly used documents that can be considered beneficial for most of the case organisation’s projects.

Tehokas projektinhallinta on noussut kulmakiveksi organisaatioiden menestyksen tukemisessa jatkuvasti muuttuvassa maailmassa ja arvon tuottamisessa eri sidosryhmille. Vaikka jokaisella projektilla on omat erityispiirteensä, monet projektin osatekijät ovat yhteisiä. Tämä mahdollistaa projektinhallintaprosessin hyödyntämisen, jossa käytetään yhteisiä sääntöjä ja projektiohjeita.

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli tehdä nykytila-analyysi tapausorganisaation projektinhallintamenetelmistä, jotka liittyvät organisaation toimittamiin toiminnanohjausjärjestelmäprojekteihin (ERP). Opinnäytetyö aloitettiin kokoamalla teoreettinen viitekehys. Nykytila-analyysia varten kerättiin dataa käyttäen erilaisia toimintatutkimusmenetelmiä, kuten havainnointia, olemassa olevan dokumentaation analysointia sekä suorittamalla verkkokysely valituille organisaation työntekijöille. Verkkokyselyllä oli keskeinen rooli monipuolisen tiedon, näkemysten ja ideoiden keräämisessä organisaation projektinhallintaprosessien kehittämistä varten.

Kyselyn vastausten mukaan nykyinen projektinhallinta ja projektien onnistuminen olivat keskimääräistä parempia, mutta esiin nousi selvä tarve dokumentoiduille toimintatavoille sekä standardoiduille dokumentaatiopohjille, jotta eri projektitiimien välillä varmistettaisiin yhteiset projektinhallinnan käytännöt. Nykytila-analyysin perusteella organisaatiolle lähdettiin kehittämään räätälöityjä projektinhallintaohjeita ja dokumentointimallipakettia, joiden tavoitteena oli lisätä läpinäkyvyyttä ja tehokkuutta.

Koska organisaatiolla on useita erityyppisiä projekteja riippuen niiden koosta, monimutkaisuudesta ja käytetystä projektimetodologiasta, oli tärkeää luoda yleisluonteinen ohjeistus ilman liian tiukkoja rajoituksia. Tarvittava projektihallinto ja dokumentaatiotaso tulee aina määritellä yksilöllisesti jokaisen projektin alussa. On tärkeää huomata, että luotu ohjeistus ja dokumentointimallipaketti ovat ensimmäisiä versioita ja sisältävät vain yleisimmin käytetyt dokumentit, jotka voidaan katsoa hyödyllisiksi useimmille organisaatioiden projekteille. Projektinhallinnan ohjeistusta ja dokumentointimallipakettia tulee kehittää jatkuvasti, ja siihen olisi hyvä sisällyttää laajemmin erilaisia tarvittavia dokumentaatiopohjia.