Ostolaskuprosessin kehittäminen: skannaustyön vähentäminen
Lahtinen, Elina (2024)
2024
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2024060722195
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2024060722195
Tiivistelmä
Opinnäytetyön tavoitteena oli tehostaa toimeksiantajan ostolaskuprosessia luomalla toimintaohje skannausvaiheeseen paperipostin vähentämiseksi. Toimeksiantajalle saapui postitse runsaasti asiakkaan ostolaskuja ja niiden liitteitä. Määrää haluttiin vähentää, koska laskujen skannaaminen vei paljon työntekijöiden työaikaa ja skannaustyön vähentäminen vapauttaisi työaikaa muihin tehtäviin.
Työn teoriaosuudessa käydään läpi ostolaskuprosessia osana yrityksen taloushallintoa sekä verkkolaskutuksen toimintaa. Tietoa on hankittu alan kirjallisuudesta sekä verkkolähteistä. Työn empiirisessä osuudessa käytettiin laadullista tutkimusmenetelmää. Toimeksiantajayrityksen ostoreskontranhoitajia haastateltiin puolistrukturoidulla teemahaastattelulla. Lisäksi opinnäytetyöntekijä teki omia havaintoja harjoittelun ohessa. Haastattelu suoritettiin Google Forms -sovelluksella, ja haastattelukysymykset lähetettiin työntekijöille sähköpostilla. Haastattelussa oli 7 kysymystä liittyen kahteen pääteemaan. Teemoina olivat ongelmakohdat ja kehitystarpeet. Haastattelun ja havainnoin pohjalta tehtiin toimintaohje skannausvaiheeseen.
Tärkeimpänä keinona paperipostin vähentämiselle nousee toimittajien ohjeistaminen verkkolaskutuksen käyttöön. Huolellinen suunnittelu verkkolaskutukseen siirtymisessä helpottaa sen käyttöönoton sujuvuutta ja vähentää siten saapuvaa paperipostia. Tämä vaatii aluksi yhteydenpitoa toimittajiin. Verkkolaskutukseen siirtymisen onnistuessa aikaa vapautuu muihin tehtäviin paperipostin vähentyessä. Opinnäytetyön tuloksena syntyi toimintaohje, jonka mukaan voi toimia skannausvaiheessa.
Työn teoriaosuudessa käydään läpi ostolaskuprosessia osana yrityksen taloushallintoa sekä verkkolaskutuksen toimintaa. Tietoa on hankittu alan kirjallisuudesta sekä verkkolähteistä. Työn empiirisessä osuudessa käytettiin laadullista tutkimusmenetelmää. Toimeksiantajayrityksen ostoreskontranhoitajia haastateltiin puolistrukturoidulla teemahaastattelulla. Lisäksi opinnäytetyöntekijä teki omia havaintoja harjoittelun ohessa. Haastattelu suoritettiin Google Forms -sovelluksella, ja haastattelukysymykset lähetettiin työntekijöille sähköpostilla. Haastattelussa oli 7 kysymystä liittyen kahteen pääteemaan. Teemoina olivat ongelmakohdat ja kehitystarpeet. Haastattelun ja havainnoin pohjalta tehtiin toimintaohje skannausvaiheeseen.
Tärkeimpänä keinona paperipostin vähentämiselle nousee toimittajien ohjeistaminen verkkolaskutuksen käyttöön. Huolellinen suunnittelu verkkolaskutukseen siirtymisessä helpottaa sen käyttöönoton sujuvuutta ja vähentää siten saapuvaa paperipostia. Tämä vaatii aluksi yhteydenpitoa toimittajiin. Verkkolaskutukseen siirtymisen onnistuessa aikaa vapautuu muihin tehtäviin paperipostin vähentyessä. Opinnäytetyön tuloksena syntyi toimintaohje, jonka mukaan voi toimia skannausvaiheessa.