User-centric development of an efficient inventory management system for a university lab

Abstract

Inventaarion hallinta on yleinen tehtävä lähes kaikille yrityksille maailmanlaajuisesti. Vaikka monia ohjelmistoratkaisuja on saatavilla inventaarion hallintaan, monet niistä ovat liian hintavia pienille yrityksille. Sen sijaan yritykset päätyvät hallinnoimaan inventaariotaan taulukkolaskentaohjelmilla. Lisäksi tutkimuksia, jotka vertaavat inventaarionhallintaohjelmistojen ja taulukkolaskentaohjelmien tehokkuutta ovat vähäisiä. Taulukkojärjestelmien ongelma on, että niissä on vaikeaa pienentää käyttäjistä johtuvia virheitä. Virheet voivat johtaa arvokkaiden laitteiden menetykseen, joten niiden vähentäminen on tärkeää. Tulevaisuuden interaktiiviset teknologiat tutkimusryhmä on käyttänyt taulukkolaskentaohjelmaa laitelainauksiensa hallitsemiseen ja heillä on tarve korvata se tehokkaalla ja helppokäyttöisellä ohjelmistolla.

Tämän opinnäytetyön tavoite oli kehittää inventaarionhallintasovellus käyttäen käyttäjäkeskeistä iteratiivista kehitystapaa ja samalla kvantitatiivisesti testata sen tehokkuutta. Järjestelmän käyttäjäystävällisyyttä arvioitiin kehityskierroksien aikana havainnoimalla käyttäjiä. Tehokkuutta mitattiin tekemällä vertailukoe sovelluksen ja taulukkolaskentaohjelman välillä. Tutkimukseen osallistui seitsemän käyttäjää, jotka tekivät kolme lainausta ja kolme palautusta molemmilla järjestelmillä. Tutkimuksen tulokset osoittivat, että uusi sovellus oli huomattavasti tehokkaampi (p<0.0001, alpha = 0.05).

Tämän opinnäytetyön johtopäätös on, että erikoisvalmisteiset inventaarionhallintajärjestelmät ovat tehokkaampia pienemmille yrityksille, kuin taulukkolaskentajärjestelmät. Tämän lisäksi opinnäytetyössä osoitetaan, miten kvalitatiivista ja iteratiivista käyttäjäkeskeistä suunnittelu- ja kehittämistapaa voidaan käyttää optimoimaan inventaariohallintasovelluksen kvantitatiivista tehokkuutta.

Inventory management is a standard activity for almost all organisations globally. While there are many software solutions for inventory management, many of them are too costly for small enterprises which then opt for manual spreadsheet tracking of their equipment and goods. In addition to cost factors, there is also little research carried out to show that inventory management software is, in fact, more efficient than spreadsheet tracking in small companies. The problem with spreadsheet systems, however, is that it opens the door for mistakes and the potential loss of valuable equipment. The Futuristic Interactive Technologies research group had been using a spreadsheet to manage their equipment loan system and wanted an efficient and userfriendly replacement software. The objectives of this thesis were to develop an inventory management application through a user-centric iterative development approach and to quantitatively test its efficiency. Observation was used during the development cycles to determine the user-friendliness while the efficiency was measured by conducting a direct comparison experiment with the spreadsheet. The experiment involved seven participants who borrowed and returned equipment three times respectively in both systems. The results indicated that the new application was significantly more efficient to use (p<0.0001 at alpha = 0.05). This thesis concludes that bespoke inventory management systems are more efficient than a spreadsheet for small companies. Furthermore, this thesis contributes theoretically showing how a qualitative iterative user-centric design and development approach can be used to optimize the quantitative efficiency of an inventory management software.