Epäsuorien hankintojen kehittäminen

Abstract

Opinnäytetyö tehtiin Radiometer Turku Oy:lle. Työn tavoitteena oli jäsentää kohdeorganisaation epäsuorat hankinnat ymmärrettäväksi kokonaisuudeksi ja tehdä niistä aiheutuvat kulut näkyviksi sekä kuvata hankintaprosessi. Lisäksi tavoitteena oli luoda hankintaohjeistukset ja KPI-mittaristo epäsuorille hankinnoille. Tavoitteena oli myös varmistaa isompien hankintojen kilpailutus ja helpottaa budjettivastuullisten työtä luomalla lisää läpinäkyvyyttä epäsuoriin hankintoihin. Työn tavoitteena oli myös tuottaa kehitysehdotuksia kohdeorganisaation jatkokehittämiseksi.

Tutkimus toteutettiin tapaustutkimusta, toimintatutkimusta ja konstruktiivisen tutkimuksen piirteitä yhdistellen. Tutkimuksessa tutkittiin yhtä tapausta ja sen ilmiöitä. Kehittämistä tehtiin osin toimintatutkimuksen mukaisesti syklisesti yhteiskehittämisellä. Tutkimuksen lopputulemana syntyi myös konstruktioita eli ohjeita ja mittareita. Teoreettinen viitekehys koostui hankinnoista, prosessijohtamisesta ja suorituskyvyn mittaamisesta. Tiedonkeruumenetelminä käytettiin dokumenttianalyysia, aivoriihtä sekä lomakehaastattelua.

Tutkimus tehtiin kolmessa osassa. Ensimmäisessä vaiheessa kartoitettiin hankintojen nykytilaa analysoimalla hankintadataa vuoden tarkastelujaksolta. Datan analysoinnissa käytettiin spend- ja ABC-analyyseja. Hankintadatan analysoinnin perusteella tehtiin kehittämisehdotuksia. Toisessa vaiheessa järjestettiin kaizen. Kaizenin aikana kuvattiin epäsuorien hankintojen prosessi, luotiin hankintaohjeistukset sekä hahmoteltiin KPI-mittarit. Kaizenin tuloksia tarkasteltiin kertaalleen kahden viikon tarkastelujakson jälkeen. Tutkimuksen viimeisessä vaiheessa budjettivastuullisille tehtiin lomakehaastattelu, jonka tulosten pohjalta laadittiin kehittämisehdotuksia.

Tutkimuksen tuloksena syntyi kuvaus epäsuorien hankintojen nykytilasta analysoidun datan muodossa. Lisäksi syntyi kohdeorganisaation epäsuorien hankintojen prosessikuvaus ja hankintaohjeistus, jotka koulutettiin henkilöstölle. Työn tuloksena syntyi myös hahmotelma KPI-mittareista. Tutkimuksen aikana tunnistettiin säästöpotentiaalia. Hankintaohjeistuksella ohjattiin käyttäjät noudattamaan haluttua suuntaa hankintojen tekemisessä. Tutkimuksen lopputulemana syntyi 18 kehitysehdotusta, jotka ryhmiteltiin vastaamaan työn tavoitteisiin. Tutkimus tarjoaa Radiometer Turku Oy:lle alkusysäyksen kohti systemaattisempaa hankintaprosessia ja siten hallitumpaa lähestymistapaa epäsuorien hankintojen hallintaan.

The thesis was conducted for Radiometer Turku Oy. The aim was to structure the indirect procurement of the target organization into a comprehensible entity, make the related costs visible, and describe the procurement process. Additionally, the goal was to create procurement guidelines and KPI metrics for indirect procurement. The objective was also to ensure the competitive tendering of larger procurements and assist the work of cost center owners by creating more transparency in indirect procurement. The aim of the work was also to provide development suggestions for the continuous improvement.

The research was conducted combining case study, action research, and elements of constructive research. The study focused on one case and its phenomena. Development was partly carried out cyclically through co-development as part of action research. As a result of the research, constructions were also created, including guidelines and metrics. The theoretical framework consisted of procurement, process management, and performance measurement. Data collection methods included document analysis, brainstorming, and questionnaire interviews.

The research was conducted in three parts. In the first phase, the current state of procurement was mapped by analyzing procurement data from a one year period. Spend and ABC analyses were used in data analysis. Based on the analysis of procurement data, development suggestions were made. In the second phase, a kaizen event was organized. During the kaizen, the process of indirect procurement was described, procurement guidelines were created, and KPI metrics were outlined. The results of the kaizen were reviewed again after a two-week period. In the final phase of the study, cost center owners underwent questionnaire interviews, and development suggestions were made based on the results.

The result of the research was a description of the current state of indirect procurement in the form of analyzed data. Additionally, a process description and procurement guidelines for indirect procurement in the target organization were developed and trained to the staff. The result also included an outline of KPI metrics. Potential savings were identified during the study. The procurement guidelines directed users to follow the desired direction in procurement. As a final output, 18 development suggestions were generated which were grouped to align with the objectives of the work. The research provides Radiometer Turku Oy with an impetus towards a more systematic procurement process and thus a more controlled approach to managing indirect procurement.