”Ehkä tästä on ollut joskus jotain puhetta…”: riskien käsittelyn prosessi julkisen sektorin kontekstissa

Abstract

Kun organisaation toiminnassa tapahtuu muutos, on tapahduttava myös oppimista. Tämän tutkimuksen kohteena oli kohdeorganisaation riskien käsittelyn prosessi, joka oli otettu käyttöön vuoden 2024 aikana. Prosessin käyttöönotossa oli vielä tiimikohtaisia eroja, koska tiimit olivat ottaneet prosessin mukaisia toimintatapoja mukaan toimintaansa hieman eri tavoilla ja eri aikoihin. Tämän tutkimuksen tavoitteena oli selvittää, miten prosessi oli otettu käyttöön ja löytää prosessista kehittämiskohteita. Työn teoreettinen viitekehys käsittelee oppimista, osaamista ja henkilöstön sitouttamista sekä organisaation riskienhallintaa. Kohdeorganisaatio on julkisen sektorin organisaatio, joten teoreettisessa viitekehyksessä tarkastellaan myös eroavaisuuksia yksityisen ja julkisen sektorin välillä.

Tutkimus toteutettiin tutkimushaastatteluilla ja kyselyllä. Haastateltavaksi valittiin kohderyhmästä sellaisia henkilöitä, joilla oli jollain tapaa tiimin toimintaa ohjaava tai valmentava rooli. Haastattelut toteutettiin huhtikuun 2024 alkupuolella puolistrukturoituina haastatteluina. Haastattelut litteroitiin ja analysoitiin sisällönanalyysiä hyödyntäen. Haastatteluista saatua aineistoa hyödynnettiin laajasti kyselylomakkeen suunnittelussa. Kysely toteutettiin yhteistyössä kohdeorganisaation digitaalisen tiedonkeruun palvelun kanssa. Kysely toimitettiin vastaajille sähköpostitse, ja se oli avoinna 6.5.2024 – 17.5.2024.

Kyselyn tulosten pohjalta koostettiin kohdeorganisaatiolle kehitysehdotuksia, joilla riskien hallinnan prosessia voitaisiin parantaa. Tällaisia kehitysehdotuksia olivat prosessin tiedoksi saattaminen henkilöstölle, mikä vaatii muutosviestintää. Prosessiin ehdotettiin sisällöllisiä lisäyksiä, jotta siitä olisi mahdollisimman paljon apua riskien käsittelyn eri vaiheissa. Tiimeille ehdotettiin annettavan vapaus valita niille itselleen paras tapa riskien käsittelylle joko erillisinä palavereina tai osana muita kokouksia. Tuomalla riskien käsittely lähemmäksi henkilöstön nykyisiä työrooleja voitaisiin mahdollisesti parantaa henkilöstön motivaatiota uuden prosessin opettelemiseen. Prosessikaavion yhteyteen ehdotettiin esimerkkikaavioita, joissa kuvataan yksityiskohtaisemmin riskin käsittelyn vaiheet prosessin eri vaiheissa.

Tutkimuksen tuloksista ja kehitysehdotuksista koottiin esitys, joka käytiin kohdeorganisaation edustajien kanssa läpi. Annetuilla kehitysehdotuksilla kohdeorganisaatio voi paremmin sitouttaa henkilöstöään riskien käsittelyn prosessin mukaiseen toimintaan, jolloin yksilöiden oppimisesta muovautuu organisaatiotason oppimista.