Lead Time Challenges and Improvements in Building Automation Field Services

Abstract

This study explores different approaches to reducing lead times in a service environment for Schneider Electric Finland. The goal is to get an understanding of what is causing high lead times in field services and to suggest improvements for dealing with this.

Long lead times in building automation field services have been causing problems in the form of delaying the invoicing process and increasing stress for employees. Methods or tools mainly from the lean family have been explored to deal with this issue. The tools of interest in this thesis were kanban and value stream mapping.

Data from work orders were analyzed and a relationship between work-in-progress and lead time was explored. What could be found in that relationship was that lead times increased with a higher work in progress. This was consistent with the theory and was what Kanban promised to correct. An in-depth analysis was performed on work orders to find other causes for long lead times. The outcome was that time gaps and demanding work were increasing lead times. Time gaps in work orders can be corrected with a better workflow, which Kanban also intends to improve.

A workflow analysis was done using value stream mapping. A small possibility for improvement was observed in the creation of service reports. The problem in workflow could also be observed in this analysis.

The main suggested improvement is implementing a personal kanban board for employees in services. The kanban board shortens lead times by limiting work in progress and improves workflow by visually providing employees with a way to prioritize work and discover bottlenecks. The other suggested improvement is changing the way service reports are created and stored.

Denna studie utforskar olika tillvägagångssätt för att reducera ledtider i en servicemiljö för Schneider Electric Finland. Målet var att skapa en förståelse för vad som orsakar högre ledtider inom fältservice och att föreslå förbättringar som motarbetar detta.

Långa ledtider inom fältservice för fastighetsautomation har skapat problem i form av att fördröja faktureringsprocessen och öka stressen för anställda. Metoder eller verktyg främst från leanfamiljen har utforskats för att hantera detta problem. Verktygen av störst intresse var i denna studie Kanban och value stream mapping.

Data från arbetsordrar har analyserats och ett samband mellan antal pågående arbeten och ledtid undersöktes. Det som kunde hittas i det sambandet var att ledtider ökade med ett högre antal pågående arbeten. Det stämde överens med teorin och är vad Kanban lovade att korrigera. En djupgående analys gjordes på arbetsordrarna för att hitta andra orsaker till långa ledtider. Resultatet av den analysen blev att tidsluckor och krävande arbeten ökade ledtider. Tidsluckor i arbetsordrar kan korrigeras med ett bättre arbetsflöde, vilket Kanban också har som avsikt att förbättra.

En arbetsflödesanalys gjordes med hjälp av value stream mapping. En liten möjlighet till förbättring observerades i hur servicerapporter skapas. Problemet i arbetsflödet kunde också observeras i denna analys.

Den huvudsakliga förbättringen som föreslås är att implementera en personlig Kanban-tavla för anställda inom service. Kanban-tavlan förkortar ledtider genom att begränsa antalet pågående arbeten och förbättrar arbetsflödet genom att visuellt ge anställda ett sätt att prioritera arbeten och upptäcka flaskhalsar. Den andra föreslagna förbättringen är att ändra på hur servicerapporter skapas och lagras.

Tässä tutkimuksessa tutkitaan erilaisia lähestymistapoja lyhentää läpimenoaikoja huoltoympäristössä Schneider Electric Finlandille. Tavoitteena oli ymmärtää, mikä aiheuttaa pitkät johtoajat kenttähuolloissa ja ehdottaa parannuksia tähän.

Pitkät läpimenoajat rakennusautomaation huoltopalveluissa ovat aiheuttaneet ongelmia laskutusprosessin viivästymisen ja työntekijöiden stressin lisääntymisen muodossa. Leanperheestä peräisin olevia menetelmiä tai työkaluja on tutkittu tämän ongelman käsittelemiseksi. Tässä opinnäytetyössä kiinnostivat työkalut Kanban ja value stream mapping.

Työtilauksista saatuja tietoja analysoitiin ja suhdetta keskeneräisten töiden määrän ja läpimenoajan välillä tutkittiin. Suhdetta tarkasteltaessa havaittiin, että läpimenoajat kasvoivat keskeneräisten työn lisääntyessä. Tämä oli linjassa teorian kanssa ja on sitä, mitä Kanban lupasi korjata. Työtilausten syvällinen analyysi tehtiin löytääkseen muita syitä pitkiin läpimenoaikoihin. Tuloksena oli, että aikavälit ja vaativa työ lisäsivät läpimenoaikoja. Aikavälit työtilauksissa voidaan korjata paremmalla työnkululla, jota myös Kanban on tarkoitus parantaa.

Työnkulun analyysi tehtiin value stream mapin avulla. Pieni parannusmahdollisuus havaittiin huoltoraporttien luomisessa. Työnkulun ongelma voitiin myös havaita tässä analyysissä.

Pääasiallinen ehdotettu parannus on henkilökohtaisen kanban-taulun käyttöönotto huoltohenkilöstölle. Kanban-taulu lyhentää läpimenoaikoja rajoittamalla keskeneräistä työtä ja parantaa työnkulkua tarjoamalla työntekijöille visuaalisen tavan priorisoida työtä ja löytää pullonkauloja. Toinen ehdotettu parannus on muuttaa tapaa, jolla huoltoraportit luodaan ja tallennetaan.