Toimitilamuutosten vaikutukset kestävän kehityksen näkökulmasta : tapaus Yritys X

Abstract

Koronaviruspandemia muutti työskentelyn tapoja niin, että etätyö yleistyi merkittävästi ja lähityön tekeminen väheni. Etätyöaika osoitti, ettei toimistotiloille ole Suomessa enää vastaavaa tarvetta kuin aiemmin. Tämä huomattiin myös Yrityksessä X, joka on tämän opinnäytetyön toimeksiantaja. Sen Toimipisteessä Y toteutettiin toimitilojen muutosprojekti loppuvuodesta 2023. Yksi toimipisteessä työskentelevistä organisaatioista, joihin toimitiloihin tehdyt muutokset eniten vaikuttivat, oli Organisaatio Z.

Tämän tutkimuksen tavoitteena oli selvittää, millaisia vaikutuksia Toimipisteen Y toimitiloille loppuvuonna 2023 tehdyillä muutoksilla on Organisaatiolle Z kestävän kehityksen näkökulmasta. Taloudellisen kestävyyden tarkastelukulmaksi valittiin toimitilamuutosten kustannusvaikutukset, ekologiseksi tarkastelukulmaksi vaikutukset energiankulutukseen ja sosiaalisen kestävyyden tarkastelukulmaksi vaikutukset organisaation henkilöstön työhyvinvointiin. Lisäksi haluttiin selvittää, millaisia vaikutuksia tehdyillä muutoksilla on siihen, miten usein henkilöstö käy toimipisteellä aiempaan verrattuna. Tällä taas on yhteys kaikkiin edellä mainittuihin kestävän kehityksen näkökulmiin.

Tutkimusmenetelminä käytettiin asiantuntijahaastatteluita, raporttien tutkimista ja Microsoft Forms -kyselyä. Toimitiloille tehtyjen muutosten vaikutuksia arvioitiin näistä saatujen tulosten perusteella.

Toimitiloille tehtyjen muutosten vaikutukset kustannuksiin ovat positiiviset. Toimitilojen tiivistämisen myötä toimitiloista aiheutuvat kustannukset laskivat. Lisäksi monitoimitilojen rakentaminen vähentää tarvetta vuokrata ylimääräisiä työskentelytiloja toimitilakiinteistöltä, mikä säästää vuokrakustannuksia. Myös vaikutukset työhyvinvointiin ovat positiiviset, mikä ei kuitenkaan vaikuta toimipisteellä tehtävän työskentelyn määrään, koska käyttöasteet työskentelytiloissa ovat muutosten jälkeenkin jääneet matalalle tasolle. Uusissa monitoimitiloissa käyttöasteet ovat kuitenkin yltäneet yrityksen tavoitteisiin, mikä kertoo, että sellaisille on tarvetta. Tulokset muutosten vaikutuksesta energiankulutukseen jäivät selvittämättä, koska laskelmia varten tarvittavia lähtö- ja nykyarvoja ei saatu selville.

Yhteenvetona voidaan todeta, että riippuen siitä, mistä kestävän kehityksen näkökulmasta tuloksia tarkastellaan, voidaan muutoksen joko todeta onnistuneen hyvin tai ainakin olleen askel oikeaan suuntaan. Tutkimustuloksia hyödyntämällä voidaan seuraavien toimitilamuutosten vaikutuksista saada kestävän kehityksen näkökulmasta vieläkin merkittävämmät.

The coronavirus pandemic changed the ways of working by significantly increasing remote and decreasing in-person work. The remote work period showed that the need for office spaces in Finland is no longer similar as before. This was also noticed by Company X, which was the commissioner of this thesis. A transition project was executed in its Office Y in late 2023. One of the organizations working there most affected by the changes in the premises was Organization Z.

The objective of this thesis was to find out what kind of effects the Office Y transitions made in 2023 had on Organization Z from the sustainable development's point of view. The cost effects of the premises transitions were chosen for the economical aspect of sustainability, whereas for the ecological aspect the effects on energy consumption and for the social aspect the effects on wellbeing at work were highlighted. In addition, the aim was to study what kind of effects the changes had on how often the personnel visit the office compared to the previous one. This, in turn, is linked to all the above-mentioned aspects of sustainable development.

The research methods used were expert interviews, studying reports and a Microsoft Forms -questionnaire. The effects of the premises transitions were evaluated based on the results obtained.

Therefore, the results show that the transitions made to the premises have a positive effect on costs. By cutting down the quantity of premises, the costs of them decreased. In addition, the construction of multifunctional spaces decreased the need to rent additional working spaces which saved renting costs. Also, the effects on wellbeing at work were positive which, on the other hand, has no effect on the amount of working at the premises because the utilization rates of the working premises have remained low even after the transitions. However, the utilization rates of the new multifunctional spaces have met the company's targets, which indicates that there is a need for them. The results of the transition effects on energy consumption remained undetermined because the initial and the current values needed for the calculations were not available.

In conclusion, depending on the perspective of any sustainable development aspect from which the results are examined, the transitions are either well succeeded or at least a step in the right direction. By utilising these research results, the effects of the next changes in premises can be even more significant regarding sustainability.