Hallinnollinen sihteeri johdon tukena henkilöstöhallinnon näkökulmasta

Abstract

Opinnäytetyön toimeksiantajana toimi Pohjois-Savon hyvinvointialueen palvelussuhdeyksikkö. Opinnäytetyössä tutkittiin hallinnollisen sihteerin roolia johdon tukena henkilöstöhallinnon näkökulmasta. Opinnäytetyössä on monimetodinen tutkimustapa, sillä kyselylomakkeessa oli määrällisiä suljettuja kysymyksiä ja laadullisia avoimia kysymyksiä. Aineisto kerättiin sähköisellä kyselylomakkeella, joka toimitettiin sadalle esihenkilölle maaliskuussa 2024. Systemaattinen otanta tehtiin palvelussuhdeyksikön toimittaman esihenkilölistan perusteella. Vastausprosentti oli 33 %. Suljetut kysymykset analysoitiin Excel-järjestelmällä. Tuloksista esitetään tunnuslukuja, taulukoita, graafisia kuvioita ja ristiintaulukointeja. Avoimet kysymykset analysoitiin aineistolähtöisellä sisällönanalyysilla.

Tuloksista tuli esille, että vastaajat ovat pääosin tyytyväisiä hallinnollisten sihteereiden palveluihin henkilöstöhallinnon näkökulmasta. Vastaajat toivoivat, että heillä olisi käytettävissä hallinnollisen sihteerin palveluita tulevaisuudessakin. Tulosten mukaan tärkeimmät henkilöstöhallinnon osa-alueet, joihin esihenkilöt tarvitsevat ja saavat eniten hallinnollisilta sihteereiltä tukea, ovat palvelussuhteen aloitukseen ja päätökseen liittyvät tehtävät. Myös rekrytointi nousi tärkeäksi osa-alueeksi. Henkilöstöhallinnon järjestelmistä vastaajat tarvitsevat ja saavat eniten hallinnollisilta sihteereiltä tukea D10-asianhallintajärjestelmään HR-päätöksiin liittyen ja ESS-henkilöstöhallinnon järjestelmään. Myös Nepton-työajanseurantajärjestelmä mainittiin useasti avoimessa kohdassa.

Avoimista vastauksista tuli ilmi, että yksiköiden ja esihenkilöiden tarpeissa on eroja. Osa vastaajista olivat tyytyväisiä nykyiseen tilanteeseen, eivätkä he tarvitse enempää hallinnollisten sihteereiden palveluja. Osa vastaajista sen sijaan toivoi, että tehtävänjakoa hallinnollisten sihteereiden ja esihenkilöiden välillä tarkistettaisiin. Vastausten kahtiajakoon voi vaikuttaa hallinnollisten sihteereiden henkilöstömuutokset ja vuonna 2023 toteutunut hyvinvointialueorganisaatiomuutos. Suljettujen kysymysten tulosten mukaan hallinnolliset sihteerit voisivat tukea johtoa hieman enemmän rekrytointiin liittyvissä tehtävissä. Muilta osin avoimissa kohdissa esiin nousseet tehtävät olivat pääosin muiden osa-alueiden kuin henkilöstöhallinnon tehtäviä. Jatkotutkimuksena voisi tietyn ajankohdan jälkeen tehdä esihenkilöille uuden tutkimuksen, esimerkiksi laadullisella menetelmällä tarkempien tulosten saamiseksi. Lisäksi aihetta olisi mielenkiintoista tutkia taloushallinnon tai tietojärjestelmien näkökulmasta.