Projektisuunnittelun työmenetelmien kehittäminen purkualan yrityksessä

Abstract

Keski-Suomalainen purkualan yhtiö on antanut tehtäväksi kehittää yrityksen projektisuunnitelman käytäntöjä. Tarkoituksena oli luoda yritykselle yhtenäinen ja selkeä tapa suunnitella projekteja urakkatarjouskilpailun jälkeen aina projektin aloitukseen saakka. Lähtötilanteessa yrityksellä ei ollut yhtenäisiä tapoja hallinnoida tai suunnitella projekteja. Projektien tiedot olivat vaikeasti löydettävissä tai ne eivät saavuttaneet kaikkia sitä tarvitsevia osapuolia. Tietopuutosten takia projektien suunnittelu oli haastavaa ja tämän takia aikataulut tiukkoja. Projektien jälkiseurantaa hankaloitti tietojen hajanaisuus ja erilaiset projektien suunnittelu- ja johtamistavat. Kehitystyössä perehdyttiin yrityksen sen hetkiseen projektisuunnittelun tapoihin sekä teetettiin työnjohtajille kyselytutkimukset ennen ja jälkeen kehitystyön.

Projektisuunnitelmien haasteiden selvittyä luotiin yritykselle yhtenäiset projektisuunnittelu käytännöt, projektikansiot sekä suunnitelmapohjat resurssi-, viikkoaikataulu- ja kalustosuunnitelmille. Kehitystyön tuloksena työnjohtajat saivat lisää valmistautumisaikaa projekteihin, kirjallisten suunnitelmien tekeminen ja hyödyntäminen nousivat merkittävästi, tiedonkulku parani. Kehitystyön jälkeen nousi esille myös uusia kehitettäviä asioita, kuten viestintä ja logistiikka.

Projektisuunnittelu käytäntöjen yhtenäistäminen helpottaa projektien suunnittelua ja hallintaa yrityksen sisällä. Kun kaikki tekevät asiat samalla tavalla on tiedon jakaminen ja viestintä projekteissa ja projektien välillä helpompaa. Täytyy kuitenkin huomioida, kuinka suuri merkitys projektisuunnittelussa henkilöityy projektipäällikköön ja hänen kykyynsä käyttää olemassa olevia järjestelmiä.

A demolition company in Central Finland assigned me the task of developing the company's project planning practices. The goal was to create uniform and clear method for planning projects from the tender competition stage to the start of the project. Initially, the company did not have standardized methods for managing or planning projects. Project information was difficult to find or did not reach all the necessary parties. Due to these information gaps, project planning was challenging, leading to tight schedules. The follow-up of projects was also complicated by fragmented information and varying project planning and management methods. The development work involved examining the company's current project planning practices and conducting surveys with foremen before and after the development work.

In the development work, uniform project planning practices, project folders, and plan templates for resource, weekly schedule, and equipment planning were created for the company. As a result of the development work, foremen gained more preparation time for projects, the creation and utilization of written plans increased significantly, and communication improved. The development work also highlighted new areas for improvement, such as communication and logistics.

Standardizing project planning practices facilitates project planning and management within the company. When everyone follows the same procedures, sharing information and communicating within and between projects becomes easier. However, it is important to recognize how much the success of project planning depends on the project manager and their ability to use the existing systems effectively.