HR-palveluasiantuntijoiden käyttäjäkokemus Workday-järjestelmästä
Niskanen, Eetu (2024)
2024
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2024112329525
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2024112329525
Tiivistelmä
Nykyaikainen henkilöstöhallinto eli HR on kasvattanut merkitystään yritysten keskuudessa. Yrityksillä täytyy olla toimivat HR-palvelut, joiden avulla erilaiset HR-prosessit hoidetaan tehokkaasti ja ammattimaisesti. HR:n vastuualue on erittäin laaja, minkä takia monessa yrityksessä on otettu käyttöön erilaisia HR-järjestelmiä tukemaan näitä palveluita. Jotta järjestelmistä saadaan mahdollisimman paljon irti, tulee niiden soveltua yrityksen vaatimuksiin. Näiden järjestelmien tulisi myös antaa käyttäjilleen mahdollisimman hyvä käyttäjäkokemus.
Tämä opinnäytetyö tehtiin toimeksiantona suomalaiselle yritykselle. Työssä perehdyttiin yrityksen henkilöstöhallinnon yhden osan, HR-palveluasiantuntijoiden, käyttäjäkokemukseen Workday-järjestelmästä. Tutkimuksen pääongelma on ”millainen on HR-palveluasiantuntijoiden käyttäjäkokemus Workday-järjestelmästä heidän päivittäisessä työssään?”. Tähän vastatakseen tutkimuksessa selvitettiin mitkä asiat vaikuttavat järjestelmien käyttäjäkokemukseen, minkälaiseksi Workday koetaan tällä hetkellä sekä miten Workdayn käyttäjäkokemusta voisi parantaa.
Tutkimuksen tietoperustassa käsitellään HR-palveluita HR:n roolin sekä HR-järjestelmien kautta. HR-järjestelmistä perehdytään vielä tarkemmin Workdayhin sekä sen käyttöön toimeksiantajan yrityksessä. Tutkimuksessa myös esitellään käyttäjäkokemusta sekä siihen vaikuttavia tekijöitä. Käyttäjäkokemusta lähestytään kahden eri mallin avulla, jotka auttavat ymmärtämään sen moninaisuutta. Lopuksi käsitellään vielä järjestelmän käyttäjäkokemuksen tärkeintä osaa, käytettävyyttä.
Tämä tutkimus tehtiin kvalitatiivisena eli laadullisena tutkimuksena. Tutkimusaineisto kerättiin puolistrukturoitujen haastatteluiden avulla, ja ne suoritettiin heinäkuun aikana vuonna 2024. Haastattelut pidettiin Microsoft Teamsin kautta ja niihin osallistui yhteensä kahdeksan työntekijää. Haastattelut nauhoitettiin ja litteroitiin analysoinnin helpottamiseksi. Analysointimenetelmänä käytettiin sisällönanalyysia.
Tutkimustuloksista huomataan, että Workday koetaan päivittäisessä työssä toimivaksi ja tehokkaaksi järjestelmäksi. Esille nousee muun muassa järjestelmän laajuus, nopeus, helppokäyttöisyys ja esteettisyys. Workday mahdollistaakin sujuvat ja suoraviivaiset prosessit yleisimpien työtehtävien osalta. Järjestelmä tarjoaa myös työkaluja monimutkaisempiin työtehtäviin, jonka ansiosta sitä voidaan käyttää hyvinkin monipuolisesti. Haastatteluiden perusteella Workdayta voisi myös kehittää esimerkiksi selkeyttämällä joitain prosesseja tai lisäämällä järjestelmään parempia käännöksiä. Pienistä kehitysehdotuksista huolimatta, tutkimuksen johtopäätöksinä voidaan todeta, että Workdayn käyttäjäkokemus on hyvällä tasolla HR-palveluasiantuntijoiden keskuudessa.
Tämä opinnäytetyö tehtiin toimeksiantona suomalaiselle yritykselle. Työssä perehdyttiin yrityksen henkilöstöhallinnon yhden osan, HR-palveluasiantuntijoiden, käyttäjäkokemukseen Workday-järjestelmästä. Tutkimuksen pääongelma on ”millainen on HR-palveluasiantuntijoiden käyttäjäkokemus Workday-järjestelmästä heidän päivittäisessä työssään?”. Tähän vastatakseen tutkimuksessa selvitettiin mitkä asiat vaikuttavat järjestelmien käyttäjäkokemukseen, minkälaiseksi Workday koetaan tällä hetkellä sekä miten Workdayn käyttäjäkokemusta voisi parantaa.
Tutkimuksen tietoperustassa käsitellään HR-palveluita HR:n roolin sekä HR-järjestelmien kautta. HR-järjestelmistä perehdytään vielä tarkemmin Workdayhin sekä sen käyttöön toimeksiantajan yrityksessä. Tutkimuksessa myös esitellään käyttäjäkokemusta sekä siihen vaikuttavia tekijöitä. Käyttäjäkokemusta lähestytään kahden eri mallin avulla, jotka auttavat ymmärtämään sen moninaisuutta. Lopuksi käsitellään vielä järjestelmän käyttäjäkokemuksen tärkeintä osaa, käytettävyyttä.
Tämä tutkimus tehtiin kvalitatiivisena eli laadullisena tutkimuksena. Tutkimusaineisto kerättiin puolistrukturoitujen haastatteluiden avulla, ja ne suoritettiin heinäkuun aikana vuonna 2024. Haastattelut pidettiin Microsoft Teamsin kautta ja niihin osallistui yhteensä kahdeksan työntekijää. Haastattelut nauhoitettiin ja litteroitiin analysoinnin helpottamiseksi. Analysointimenetelmänä käytettiin sisällönanalyysia.
Tutkimustuloksista huomataan, että Workday koetaan päivittäisessä työssä toimivaksi ja tehokkaaksi järjestelmäksi. Esille nousee muun muassa järjestelmän laajuus, nopeus, helppokäyttöisyys ja esteettisyys. Workday mahdollistaakin sujuvat ja suoraviivaiset prosessit yleisimpien työtehtävien osalta. Järjestelmä tarjoaa myös työkaluja monimutkaisempiin työtehtäviin, jonka ansiosta sitä voidaan käyttää hyvinkin monipuolisesti. Haastatteluiden perusteella Workdayta voisi myös kehittää esimerkiksi selkeyttämällä joitain prosesseja tai lisäämällä järjestelmään parempia käännöksiä. Pienistä kehitysehdotuksista huolimatta, tutkimuksen johtopäätöksinä voidaan todeta, että Workdayn käyttäjäkokemus on hyvällä tasolla HR-palveluasiantuntijoiden keskuudessa.