Ohjelmistorobotiikka pienyrityksessä

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää, miten pienyritys voi hyödyntää ohjelmistorobotiikkaa prosessiensa automatisointiin. Työ tehtiin toimeksiantona pienelle perheyritykselle, ja siinä tutkittiin, onko ohjelmistorobotti mahdollista toteuttaa yrityksen omilla resursseilla ja onko automatisoinnista saatavissa hyötyjä, jotka tekevät siitä kannattavaa. Työ rajattiin koskemaan perinteistä ohjelmistorobotiikkaa ilman tekoälypohjaisia toimintoja ja ostopalveluna toteutettuja ratkaisuja.

Tutkimus toteutettiin toiminnallisena opinnäytetyönä, jonka lopputuotoksena oli kaksi automatisoitua työkulkua. Teoriaosuus kirjoitettiin syksyllä 2023 ja toiminnallinen osuus toteutettiin keväällä 2024. Teoriaosuudessa perehdyttiin ohjelmistorobotiikan hyötyihin ja haasteisiin sekä vertailtiin kahta Gartnerin ja Forresterin analyyseissä edelläkävijäksi luokiteltua toimittajaa.

Ohjelmistorobotiikka määriteltiin työssä eri lähteisiin pohjautuen erilliseksi ohjelmaksi, joka käyttää muita ohjelmistoja ja toteuttaa tehtäviä ja työnkulkuja automatisoidusti samalla tavoin kuin ihmiskollegansakin näitä toteuttaisi. Kirjallisuuskatsauksen pohjalta tärkeimmiksi hyödyiksi tunnistettiin kustannusten aleneminen sekä parantunut laatu ja tuottavuus. Myös asiakas- ja työntekijäkokemuksen paraneminen nähtiin hyötynä. Haasteista suurimpina pidettiin ohjelmistorobotiikan mahdollista syrjäyttävää vaikutusta järjestelmien tai prosessien kehittämistarpeisiin, sen turvallisuus- ja valvontaongelmia sekä hyötyjen ulosmittaamista.

Toiminnallisen osuuden ensimmäisessä osassa perehdyttiin ohjelmistorobotiikan käyttöönottoon tähtäävään seitsemänvaiheiseen malliin. Mallin vaiheet esiteltiin ensin soveltuvin osin teoriatasolla, minkä jälkeen kuvattiin näiden soveltamista kohdeyrityksessä. Ohjelmistorobotin toteuttamiseen ohjelmistoksi valikoitui Microsoft Power Automate Desktop sen käyttökokemuksen ja ilmaisuuden vuoksi. Automatisoitaviksi työnkuluiksi yrityksessä valittiin uuden asiakkaan suunnittelupohjan luonti sekä laskutuspyyntö. Toisessa osassa kuvattiin tehtyjen ohjelmistorobottien mallinnusta ja esiteltiin valmis lopputuotos kuvakaappausten ja kirjallisen kuvauksen avulla.

Työn lopputuloksena todettiin, että ohjelmistorobotiikka soveltuu myös pienyrityksille. Tulosta ei kuitenkaan voida pitää yleispätevänä, sillä yritysten lähtökohdat vaihtelevat. Tuloksissa arvioitiin pienyrityksen mahdollisuuksia ja kannattavuutta toteuttaa automatisointia, huomioiden sekä resurssit että saavutettavat hyödyt. Taloudellisten resurssien osalta todettiin, että investointikustannukset eivät muodostu esteeksi, sillä saatavilla on pienyrityksen tarpeisiin riittäviä ilmaisversioita. Sen sijaan yrityksen prosessiymmärrys sekä valmius opetella uuden ohjelmiston käyttö vaikuttaa siihen, onko ohjelmistorobotti toteutettavissa yrityksen omin voimin. Ohjelmistorobotiikasta saataviin hyötyihin vaikuttavat yrityksen prosessien nykytilanne sekä niiden laajuus ja volyymit. Kohdeyrityksen prosessivolyymeilla ei saavutettu sellaista ajansäästöä, jolla ohjelmistorobotin toteuttamista olisi voitu perustella taloudellisesta näkökulmasta. Sen sijaan työnkulkujen standardoitumista, laadun parantumista ja käyttäjän viivyttelyn vähenemistä pidettiin kohdeyrityksessä riittävinä hyötyinä, jotta automatisointi koettiin kannattavaksi.