Ketterien menetelmien soveltaminen kirjanpidossa

Abstract

Ketterien menetelmien, kuten Scrum, Lean ja Kanban, soveltaminen on laajentunut IT-sektorin ulkopuolelle, ja niitä hyödynnetään nykyisin myös taloushallinnon ja kirjanpidon prosesseissa. Perinteiset kirjanpidon prosessit ovat tyypillisesti tarkasti aikataulutettuja ja toistuvia. Ketterien menetelmien käyttöönoton myötä tavoitteena on kehittää näitä prosesseja joustavammiksi ja dynaamisemmiksi. Tämä tutkimus tarkastelee, kuinka ketterät menetelmät voivat parantaa kirjanpidon työprosessien mielekkyyttä, tehokkuutta ja joustavuutta, sekä selvittää, mitä organisatorisia ja yksilötason vaatimuksia niiden käyttöönotto edellyttää kirjanpitäjiltä ja kirjanpitoon liittyviltä tiimeiltä.

Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää, voiko ketteriä menetelmiä soveltaa taloushallinnon prosesseihin. Lisäksi opinnäytetyössä tutkittiin, miten ketterät menetelmät soveltuisivat kirjanpidon prosesseihin, mitä ketterien menetelmien käyttöönotto edellyttää kirjanpitäjiltä, tiimeiltä ja organisaatiolta, sekä mitä hyötyjä menetelmät mahdollisesti tuovat kirjanpitäjän työhön. Opinnäytetyötä ei ole tehty toimeksiantona.

Tutkimus toteutettiin laadullisella tutkimusotteella syksyllä 2024. Tutkimusmenetelmänä käytettiin puolistrukturoituja haastatteluja, jotka kohdistuivat yhden tilitoimiston ja yhden yrityksen kirjanpito-osaston kirjanpitäjiin sekä esihenkilöihin. Haastattelujen avulla pyrittiin syventämään ymmärrystä siitä, kuinka ketterien menetelmien periaatteet, kuten iteratiivisuus ja jatkuva parantaminen, voivat soveltua kirjanpidon rutiinitehtäviin, kuten kuittien käsittelyyn, tilinpäätösraportointiin ja muuhun kirjanpidon ylläpitoon. Haastattelurunko laadittiin tutkimuskysymysten ja aiemman teoreettisen viitekehyksen pohjalta, jotta saatiin monipuolinen käsitys ketterien menetelmien mahdollisuuksista ja haasteista kirjanpidon kontekstissa.

Tutkimustulosten mukaan kirjanpidon ammattilaiset voisivat hyödyntää työssään erityisesti Kanbania ja Lean-ajattelua. Menetelmien käytössä olennaista on itseohjautuvuus, tiimien välinen yhteisymmärrys sekä organisaation tuki menetelmien käyttöönotossa ja seurannassa. Kanbanista olisi hyötyä kokonaisuuksien hahmottamisessa ja kirjanpidon prosessien etenemisen seurannassa. Lisäksi Kanban auttaisi työtehtävien tasaisemmassa jakamisessa tiimin jäsenten kesken. Lean puolestaan osoittautui hyväksi keinoksi vähentää kirjanpitotyössä ilmenevää hukkaa, joka syntyy esimerkiksi prosessien päällekkäisyyksistä ja tehottomasta viestinnästä. Menestyksekäs ketterien menetelmien käyttö edellyttää johdon ja esihenkilöiden vahvaa esimerkkiä ja luottamusta, sekä yhteisten pelisääntöjen selkeää määrittelyä menetelmien käytöstä.