Työajan kohdistamisen kehittäminen asiantuntijaorganisaatiossa

Abstract

Tässä opinnäytetyössä tutkittiin Econia Solutions Oy:n asiantuntijaorganisaation päivittäistyöskentelyn rakennetta tavoitteena tuottaa kehitysehdotuksia työajan tehokkaampaan kohdistamiseen tutkimustulosten ja teoreettisen osuuden pohjalta. Työn keskeinen tavoite oli tutkia ja selvittää, miten asiantuntijaorganisaatio käyttää työaikaansa ja miten työaikaa saataisiin kohdistettua jatkossa tuottavampien työtehtävien suorittamiseen.

Tutkimuksen teoreettinen viitekehys muodostui asiantuntijaorganisaation päivittäistyöskentelyn luonteelle tyypillisistä lainalaisuuksista. Ylätason käsitteinä käsiteltiin palveluorganisaation johtamista ja suorituskykyä. Alatason käsitteitä olivat itsensä johtaminen, etätyön ominaisuudet ja johtaminen, suorituskyvyn johtaminen ja mittaaminen, sekä Lean-ajattelu.

Lähestymistapana tutkimuksessa käytettiin tapaustutkimusta. Tutkimuksessa sovellettiin monimenetelmällisyyttä käyttäen tutkimusmenetelminä kyselytutkimusta ja havainnointia. Kysely sisälsi monivalintakysymyksiä ja sen tuottaman määrällisen datan perusteella asiantuntijaorganisaatio koki työskentelynsä pirstaleiseksi ja usein keskeytyväksi. Asiakastyöhön käytettävä työkalu miellettiin kankeaksi tiettyjen ominaisuuksien osilta. Työssä tarvittavan tiedon etsiminen koettiin asiakastyöhön liittymättömien työtehtävien osalta eniten aikaa vieväksi tehtäväksi. Järjestelmätukeen ja neuvontaan liittyvät työtehtävät miellettiin kuormittavimmiksi tehtäviksi. Suoritetun havainnoinnin perusteella työntekotavat eivät olleet organisaatiossa standardoituja ja päivittäistyöskentely oli rikkonaista keskeytysten takia. Työaikaa kulutettiin paljon sisäiseen keskusteluun, koulutuksiin ja palavereihin. Huomattava osuus työajasta kului muuhun, kuin tuottavaan asiakaspohjaiseen työhön.

Tutkimuksen perusteella mahdollisina kehitystoimina nousi esiin laajan tehtävänkuvan pilkkominen pienempiin osiin ja vastuuttaminen tietyille henkilöille, jolloin työntekotavat saataisiin vakiinnutettua, osaaminen keskitettyä, eivätkä kaikki organisaatiossa tekisi sekaisin kaikkia työtehtäviä. Myös työajan merkitsemiseen liittyviä käytäntöjä suositeltiin päivittämään tutkimuksen perusteella, sillä todellinen työaika ei vastannut työajan kirjauksia ollen todellisuudessa merkittyä lyhyempi. Etätyökäytäntöihin kehotettiin kiinnittämään huomiota, sillä päivittäistyöskentely paljastui tutkimuksen perusteella olevan tehokkaampaa lähityönä. Työstä johtuvien keskeytysten ei todettu olevan tutkimuksen perusteella ongelmallista, vaan keskeytykset johtuivat enimmäkseen sisäisestä kommunikaatiosta ja muista organisaation sisäisistä tekijöistä.