Yhteentoimivat ja kustannustehokkaat tiedonhallinnan tietojärjestelmät

Abstract

Julkisen hallinnon tiedonhallintaa sääntelee usea eri laki, jotka tulee huomioida asiankäsittelyä suunniteltaessa ja toteutettaessa, niin hallinnollisissa asiankäsittelyjärjestelmissä kuin substanssijärjestelmissä. Oikeusministeriön hallinnonalalla on useita substanssijärjestelmiä, jotka sisältävät tiedonhallinnan sääntely-ympäristön mukaista tiedonhallintaa. Substanssijärjestelmien taustalla olevat tietojärjestelmäarkkitehtuurit eivät ole yhdenmukaisia ja tämä voi tuottaa haasteita tietojen yhteentoimivuuteen, eikä malli ole välttämättä kustannustehokas.

Tämän opinnäytetyön taviotteena on tutkia, millainen olisi yhteentoimiva ja kustannustehokas tietojärjestelmäarkkitehtuuri tiedonhallinnan tietojärjestelmien osalta oikeusministeriön hallinnonalalla. Työn tilaajana on Oikeusrekisterikeskus ja opinnäytetyön tarkoituksena on tuottaa tilaajalle tutkimuksen pohjalta toteutettu Tiedonhallinnan viitearkkitehtuuri, joka jatkossa tulisi ohjaamaan tiedonhallintajärjestelmien arkkitehtuuria.

Työssä käydään läpi tiedonhallinnan sääntely-ympäristöä, kokonaisarkkitehtuuria, yhteentoimivuuden periaatteita sekä pohditaan kustannustehokkuutta. Tutkimukseen liittyi myös teemahaastattelut, jotka toteutettiin seitsemän eri julkisen hallinnon organisaation kanssa. Tavoitteena oli selvittää, millaisia arkkitehtuureja muilla organisaatioilla on tiedonhallinnan tietojärjestelmien taustalla. Lisäksi toteutettiin tilaajalle markkinavuoropuhelu tiedonhallinnan tietojärjestelmien viitearkkitehtuurin mukaisiin toteutuksiin. Markkinavuoropuheluiden kautta haettiin varmistusta sille, että markkinoilta löytyy viitearkkitehtuurin mukaisia valmissovelluksia ja että viitearkkitehtuurin mukainen toimintamalli on toteutettavissa.

Tutkimuksen tuloksena tuotettiin Oikeusministeriön hallinnonalalle Tiedonhallinnan viitearkkitehtuuri, jonka kautta ohjataan tulevaa tietojärjestelmäkehitystä tiedonhallinnan osalta. Viitearkkitehtuuri ohjaa tiedonhallintaa yhteentoimivaan ja kustannustehokkaaseen tavoitetilaan, mutta sen rinnalle tulee kehittää vielä ratkaisuarkkitehtuurit, jotka ohjaavat fyysisiä tietojärjestelmätoteutuksia

Information management in public administration is regulated by several different laws. The administrative branch of the Ministry of Justice has several substance systems that include information management. We have more than one way to realize information management architecture behind systems.

The objective of this study was to gather information about what kind of interoperable and cost-effective software architecture would be best for information management systems in the administrative branch of the Ministry of Justice. The client of the work is Legal Register Centre.

The work was carried out as a qualitative study. The thesis made use of thematic interviews with other government agencies about how they have implemented their information management architecture. Market dialogue was also used to determine, what kind of information management systems the market. Does systems fit into the planned information management reference architecture.

The respondents stated that a reference architecture for information management systems for the administrative branch of the Ministry of Justice. Reference architecture guides information management to an interoperable and cost-effective target state, but solution architectures must be developed alongside it to guide physical information system implementations.