Creating a Marketing Plan for an Event : Narvan Markkinat 2015

Abstract

The aim of the thesis was to create a functional and realistic marketing plan for an event called “2015 Narvan Markkinat”. The event, whose organization relied solely on voluntary work, did not have an existing marketing plan, which meant that the plan was started from the beginning. The thesis was assigned by the event’s organizer “Tähti” Nuorisoseura ry.

The thesis was implemented as a project instead of a traditional study. The theoretical foundation of the thesis discusses marketing, event marketing as well as marketing planning, and it was used for drafting the actual marketing plan. During the thesis process, the importance of efficient communication and cooperation was highlighted, and the flow of information was ensured by means of meetings and continuous contact.

As a result of the process, a marketing plan serving the needs of Narvan Markkinat was created. The plan includes a situation analysis, market segmentation, marketing objectives and the strategies for achieving these objectives. The plan eases and structures the marketing efforts of the event organizers, but due to its early formulation, the plan needs updating from the organizers’ side when the marketing progresses, and the details become clear. The plan provides all those involved in the organization of the event with a better understanding of its current situation, its goals and what to do in order to achieve them. The plan can also be utilized after the 2015 edition of the event, which means that the thesis has created long-term benefits for Narvan Markkinat.

The marketing plan for Narvan Markkinat is as an appendix to the thesis, and it is not published.

Opinnäytetyön tavoitteena oli luoda vuoden 2015 Narvan Markkinat –tapahtumalle toimiva sekä realistinen markkinointisuunnitelma. Kokonaan vapaaehtoistyöllä sekä talkoolaisilla toteutettavalla tapahtumalla ei ollut ennestään olemassaolevaa markkinointisuunnitelmaa, jolloin markkinointia helpottavan sekä jäsentävän suunnitelman laatiminen aloitettiin tyhjästä. Opinnäytetyön toimeksiantajana toimi tapahtuman järjestäjä ”Tähti” Nuorisoseura ry.

Opinnäytetyö toteutettiin projektina perinteisen tutkimuksen sijasta. Työn teoreettisena pohjana käytettiin markkinointia, tapahtumamarkkinointia sekä markkinointisuunnitelmia käsittelevää kirjallisuutta, joiden pohjalta varsinainen markkinointisuunnitelma laadittiin. Suunnitelman laatimisprosessin aikana toimivan kommunikaation sekä yhteistyön tärkeys korostui ja tiedonkulusta huolehdittiin tapaamisten sekä jatkuvan yhteydenpidon avulla.

Prosessin lopputuloksena syntyi Narvan Markkinoiden tarpeita palveleva markkinointisuunnitelma, joka sisältää tilanneanalyysin, segmentoinnin, markkinoinnin tavoitteet sekä strategiat näiden tavoitteiden saavuttamiseksi. Suunnitelma helpottaa ja jäsentää tapahtuman järjestäjien markkinointitoimia, mutta aikaisesta laatimisajankohdasta johtuen toimeksiantajan tulee päivittää suunnitelmaa markkinoinnin edetessä ja yksityiskohtien tarkentuessa. Laadittu markkinointisuunnitelma antaa kaikille tapahtuman järjestämiseen osallistuville paremman ymmärryksen tapahtuman tämänhetkisestä tilanteesta, sen tavoitteista sekä siitä, mitä tulee tehdä näiden tavoitteiden saavuttamiseksi. Suunnitelmaa voidaan hyödyntää myös vuoden 2015 jälkeen järjestettävien Narvan Markkinoiden markkinoinnissa, jolloin opinnäytetyöstä on koitunut toimeksiantajalle pitkäaikaista hyötyä.

Narvan Markkinoiden markkinointisuunnitelma on opinnäytetyön liitteenä, jota ei julkaista.