Yksikön tehtävien ja oman työn dokumentoiminen perehdytyksen kehittämiseksi

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli luoda Helsingin kaupungin kasvatuksen ja koulutuksen toimialan henkilöstöpalveluille perehdytyksen kehittämiseen yksikön vuosikello ja oman työn dokumentoimiseen alusta ja toimintamalli. Tarkoituksena oli rakentaa malli, jonka avulla pystytään tallentamaan hiljaista tietoa, työntekijän tehtävien oleelliset prosessit ja mahdollistamaan alustan avulla osaamisen ja tiedon jakaminen yksikön sisällä. Kohdeorganisaationa henkilöstöpalvelut toimivat toimialan tukipalveluina ja työn mahdollistajana, antaen tukea ja ohjeistusta esihenkilöiden toimintaan. Henkilöstöpalvelut palvelevat Helsingin kaupungin kasvatuksen ja koulutuksen toimialaa, jossa työskentelee miltei 15 000 työntekijää sisältäen neljä palvelukokonaisuutta ja toimialan hallinnon. Opinnäytetyön toteutettiin toiminnallisena työnä, jonka lopputuloksena syntyi konkreettinen tuotos kohdeorganisaatiolle. Työn teoreettinen osa koostuu osaamisen johtamisesta, perehdytyksestä ja hiljaisesta tiedosta. Osaamisen johtamisessa keskityttiin osaamisen johdon roolin ja perehdyttämisessä perehdytyksen prosessiin ja sen tavoitteelliseen toteuttamiseen. Hiljaisen tiedon osalta keskityttiin hiljaisen tiedon tunnistamiseen, jakamiseen ja jakamisen keinoihin. Työn toiminnallisessa osuudessa kuvattiin kehittämistyön prosessia suunnittelusta viimeistelyyn. Prosessin kannalta nostettiin oleellisimmat asiat esille sekä kuvattiin tiedon keruumenetelmiä, vuosikellon ja oman työn dokumentoimisen mallin käyttöönottoa. Työssä kuvattiin mallin käyttöönoton työpaja ja siellä koottua palautetta, jonka perusteella voidaan todeta työn tuloksen vastanneen tarpeeseen. Vuosikello ja oman työn dokumentoimisen malli on käyttöönotettu kohdeorganisaatiossa ja niitä voidaan muokata ja kehittää jatkossa kokemusten kautta.