Improving the sales reporting practice in medical device company

Abstract

Nowadays companies store a huge amount of data. Data has always been a part of companies’ processes but the difference in today’s business is the huge amount available in real time and how companies can utilize it.

This thesis was conducted as an action research project to design a tool for budgeting and monitoring sales within a medical device company in Southwest Finland. The goal was to develop a reporting tool that could help monitor progress and goals across the sales team and for individual representatives. Previously, there was no dedicated tool for this; instead, Excel spreadsheets were used, which the commissioner company felt were cumbersome and outdated. The company wanted a real-time, easily accessible tool for quicker goal reviews.

The theoretical part of the thesis covered key concepts, including sales budgeting, sales forecasting, sales performance measurement, and business intelligence. The research took a qualitative approach, involving a development process explained through various phases. Data was gathered from sales managers, sales and finance directors, and the business development manager through interviews and workshops. Based on their responses, a comprehensive reporting tool was created, which included budget and sales data and allowed comparative analysis.

Tämä opinnäytetyö toteutettiin toimintatutkimuksena, jonka tavoitteena oli suunnitella ja kehittää Varsinais-Suomalaisen lääkinnällisiä laitteita valmistavan toimeksiantajayrityksen myynnin budjetoinnin ja seurannan työkalua.

Työn tavoitteena oli kehittää helppokäyttöinen ja reaaliaikainen raportointiväline, joka mahdollistaa koko myyntitiimin ja yksittäisten myyjien tavoitteiden seurannan, korvaten aiemmat aikaa vievät Excel-taulukot. Toimeksiantaja yritys toivoi arkipäiväistä raportointivälinettä nopeaan tavoitekatsaukseen.

Opinnäytetyön teoriaosuudessa avattiin keskeisiä käsitteitä, joita olivat myynnin budjetointi, myynnin ennustettavuus, myynnin suoritusten mittaaminen ja business intelligence.

Opinnäytetyö toteutettiin laadullisena toimintatutkimuksena. Työ sisälsi kehittämistyön, jonka eri vaiheet avattiin tutkimuksessa. Toimintatutkimuksessa käytettiin myyntipäälliköiden, myynti- ja talousjohtajan, sekä liiketoiminnan kehityspäällikön kyselyistä sekä työpajoista saatuja vastauksia. Niiden pohjalta rakennettiin laaja raportointi työkalu, joka sisälsi budjetti- ja myyntilukuja sekä niiden vertailuja.

Opinnäytetyön tuloksena syntyi analytiikkaan perustuva raportointityökalu myyntitavoitteiden päivittäiseen ja kuukausittaiseen seurantaan.