Liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelma toiminnanohjausjärjestelmän alasajon yhteydessä

Abstract

Toimeksiantaja oli suomalainen elintarvikealan yritys. Työn aiheena oli päivittää yrityksen liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelma (BCP) vuoden 2024 kyberhyökkäyksen seurauksena. Suunnitelman päivityksellä pyritään varmistamaan kriisitilanteiden tehokas hallinta ja minimoimaan tuotantokatkoksia järjestelmien ollessa poissa käytöstä.

Työn tavoitteina oli päivittää olemassa oleva jatkuvuussuunnitelma vastaamaan käytössä olevia toiminnanohjausjärjestelmän prosesseja, tunnistaa tuotannonohjausjärjestelmän alasajon riskit ja vaarat sekä luoda dokumentteja, jotka tukevat yrityksen liiketoimintaa kriisitilanteissa. Kolmantena tavoitteena oli arvioida jatkuvuussuunnitelman vaikutusta tuotantoprosessien jatkuvuuteen ja tuoteturvallisuuteen. Neljäntenä tavoitteena oli luoda malli, jossa valmiit lomakkeet ohjaavat henkilöstöä tallentamaan tuoteturvallisuustiedot kriisitilanteessa. Suunnitelman avulla pyrittiin helpottamaan kriisitilanteiden hallintaa, suojaamaan yrityksen keskeisiä toimintoja ja nopeuttamaan toipumista.

Työn tausta on ajankohtainen, sillä teknologian ja toimintaympäristön muutokset altistavat yritykset riskeille, kuten kyberturvallisuusuhille ja luonnonkatastrofeille, jotka aiheuttavat tuotantokatkoksia. Tehtaassa riskien hallintaan kuuluvat varavoimaratkaisut, laitteiden ylläpito ja ohjelmistopäivitykset. Ulkoiset riskit, kuten palveluntarjoajien ongelmat ja sähkökatkokset, ovat suurempia uhkia kuin sisäiset. Työ keskittyi jatkuvuussuunnitelman laatimiseen, jossa käsiteltiin riskien arviointia, kriisinhallinnan kehittämistä ja työn vaikutusta tuotantoprosessiin. Tutkimusmenetelminä käytettiin tietoperustaa, haastatteluja ja yrityksen olemassa olevaa liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelmaa. Haastatteluja tehtiin tehtaan eri osastoille käyttäen kysymyksiä mitä toimintoja tarvitaan lisää, mitä tietoja tarvitaan jäljitettävyyden ja tiedonkulun parantamiseksi ja manuaaliset toiminnot. Tietoperustaa kerättiin artikkeleista, kirjoista ja yleisesti internetistä.

Suunnitelma elintarviketehtaalle täytti asetetut tavoitteet. Suunnitelma varmistaa tuoteturvallisuuden ja tuotannon jatkuvuuden häiriötilanteissa, vaikka sen käytännön testaaminen jäi puuttumaan. Toimintaohjeet ehkäisevät keskeytyksiä, minimoivat hävikkiä ja turvaavat yrityksen tuotelaadun. Selkeät dokumentit tehostavat tiedonkulkua, mikä mahdollistaa nopean reagoinnin ja toiminnan kriisitilanteissa. Digitaalisten ja fyysisten dokumenttien yhdistäminen on tärkeää ja vaatii huolellista ylläpitoa. Suunnitelman onnistuminen edellyttää johdon sitoutumista, työntekijöiden koulutusta ja jatkuvaa kehittämistä. Kriisitilanteissa tärkeää on selkeä tiedonkulku ja prosessien optimointi. Suunnitelma tarjoaa hyvän pohjan, mutta vaatii säännöllistä päivitystä ja käytännön harjoituksia.

The commissioner of this thesis was a Finnish food sector company. The purpose of the thesis was to update the company’s Business Contingency Plan (BCP) due to a cyber-attack in 2024, to ensure the efficient crisis management and to minimize the production outages when the systems are out of use. The third objective was to evaluate BCP’s impact to the production processes’ continuity and product safety. The fourth objective was to create a model with which the readymade forms will guide the personnel to record the product safety information in crisis. The background for the thesis was thus topical as changes in technology and business environment expose companies to risks such as cybersecurity threats and natural catastrophes which cause production outages.

The thesis consisted of updating the current BCP to correspond the enterprise resource planning (ERP) system’s processes, recognizing the ERP system ramp down risks and hazards, as well as creating documents which will support the company’s business in crisis. The aim was also to evaluate BCP’s impact on the production processes’ continuity and product safety. Within the plan, the commissioner could ease its crisis management, protect the company’s vital business processes and accelerate the recovery.

In the factory, risk management includes emergency power solutions, equipment maintenance and software updates. External threats such as service providers’ issues and power outages are bigger risks than the internal ones. Thesis was focused on BCP creation related to risk analysis, development of crisis management and evaluation of the impact on production processes. The research methods used included a knowledge base, interviews, and the company’s existing BCP. The factory departments were interviewed using questions aimed at identifying necessary additional functionalities, determining the information required to enhance traceability and information flow, and examining manual processes. The theoretical framework was gathered from articles, books, and the internet in general.

BCP for the food factory succeeded well and met the set objectives. The operational guidelines are designed to mitigate disruptions, reduce waste, and maintain the quality standards of the company's products. Comprehensive documentation facilitates effective communication, enabling swift responses and coherent actions in crisis scenarios. The BCP ensures the product safety and production continuity during the disruptions. However, the practical testing of the plan was lacking. Combining digital and physical documents is important and requires regular maintenance. In conclusion, the success of the BCP implementation requires management commitment, employee training and continuous development. In crisis situations, it is important to ensure clear communication and process optimization. The BCP provides a good basis but requires regular updates and practical rehearsals.