Ostoreskontran täsmäytyksen haasteet: case: Organisaatio X

Abstract

Opinnäytetyön aiheena oli ostoreskontran täsmäytyksen ongelmat Organisaatio X:ssä. Kyseessä on voittoa tavoittelematon toimija, joka toimii terveysalan parissa ja tarjoaa erilaisia tukipalveluja sekä edistää hyvinvointia. Työssä tutkittiin, mistä virheet ostoreskontran täsmäytyksessä johtuvat ja miten niitä voidaan ehkäistä. Tutkimuksessa keskityttiin erityisesti siihen, onko virheiden taustalla käytetty kirjanpitojärjestelmä vai itse prosessi. Tutkimuksen tavoitteena oli tuottaa käytännönläheisiä kehitysehdotuksia, jotka tukevat täsmäytyksen sujuvuutta ja vähentävät taloushallinnon työn kuormittavuutta. Työ rajattiin tarkastelemaan vain Organisaatio X:n ostoreskontran tilannetta, eikä siinä otettu kantaa muiden organisaatioiden käytäntöihin.

Tutkimuksen tietoperustassa käsiteltiin kirjanpidon, prosessien hallinnan ja kehittämisen sekä järjestelmäkehityksen teemoja. Lisäksi tarkasteltiin ostoreskontran täsmäytyksen ongelmien ehkäisemistä niin teknisestä kuin prosessilähtöisestä näkökulmasta. Tutkimus toteutettiin laadullisena tutkimuksena, ja aineisto kerättiin haastattelemalla neljää Organisaatio X:n taloushallinnon työntekijää. Aineiston analyysi toteutettiin sisällönanalyysin sekä induktiivisen analyysin menetelmin. Tutkimus toteutettiiin vuoden 2024 syksyllä.

Tutkimustulokset osoittivat, että ostoreskontran täsmäytyksen ongelmat johtuivat sekä järjestelmän teknisistä haasteista että prosessien puutteista. Heti kirjanpitojärjestelmän hankinnasta lähtien havaittiin puutteita, kuten riittämätön suunnittelu ja käyttöönoton valmistelu. Järjestelmän käyttöön liittyvät ohjeistukset ja koulutus todettiin puutteellisiksi, mikä vaikeutti käyttäjien työtä. Lisäksi täsmäytysprosessissa oli haasteita, jotka heikensivät työn laatua ja lisäsivät virheriskiä. Positiivisena havaintona esiin nousi, että taloushallinnon työntekijöillä oli motivaatiota kehittää prosessia. Työn johtopäätöksinä suositeltiin hankintaprosessien huolellisempaa suunnittelua, kattavampaa koulutusta, prosessien selkeyttämistä sekä automaation hyödyntämisen mahdollisuuksien tarkempaa selvittämistä.