Ostolaskujen käsittelyn automatisoinnin vaikutukset Yritys X:ssä
Andreani, Lorenzo (2024)
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2024120432949
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2024120432949
Tiivistelmä
Opinnäytetyö on tilitoimistolle toimeksiantona tehty tutkimus. Tutkimuksen tarkoituksena oli tutkia miten ostolaskuprosessin automatisointi oli vaikuttanut ostoreskontranhoitajien työhön. Tilitoimistossa oli tehty ohjelmistorobotin käyttöönottoprojekti ja vuoden 2022 aikana robotti tuli käyttöön täysin toiminnallisena. Tutkimuksen tavoitteena oli saada tietoa automatisoinnin koetuista hyödyistä, kuten ajan säästön ja työn mielekkyyden suhteen. Tavoitteena oli myös tutkia ohjelmistorobotin kustannuksia vuodelta 2023, vertailla kuluja säästettyyn aikaan ja sitä kautta pohtia robotiikan kannattavuutta yritykselle.
Tutkimuksessa käytettiin sekä laadullisia että määrällisiä tutkimusmenetelmiä. Pääasiallinen aineisto kerättiin kyselylomakkeen avulla, joka jaettiin yrityksen kaikille kiinteistöhallinnan ostoreskontranhoitajille. Lisäksi tehtiin numeerista analyysiä robotin kierrättämien laskujen määrään perustuen. Tukiaineistoksi toteutettiin yksi teemahaastattelu ostoreskontranhoitajan kanssa, joka oli robotin käyttöönottohankkeessa
mukana alusta saakka ja toimi pääasiallisena viestijänä ohjelmistorobotin kehittäjien kanssa.
Tutkimuksen tulokset näyttivät robotiikan säästäneen vuoden 2023 aikana noin 30 tuntia kuukaudessa. Ostoreskontranhoitajien kokema hyöty oli kuitenkin merkittävästi korkeampi, sillä he arvioivat säästyneen ajan olevan lähes viisinkertainen. Reskontranhoitajien odotukset robotin toiminnalle olivat korkeat eikä robotti
täysin näihin odotuksiin yltänyt. Erityisesti robotin työn laatuun ei oltu täysin tyytyväisiä. Reskontranhoitajat kuitenkin kokivat pääsääntöisesti robotilla olevan positiivinen vaikutus ruuhka-ajan kiireisiin, virheiden vähenemiseen sekä työn mielekkyyteen. Säästynyt aika arvioitiin käytettävän selvitystyöhön, asiakaspalveluun ja mahdollisuuteen hoitaa useampaa asiakasta.
Robotin kustannukset vuonna 2023 olivat merkittävästi suuremmat kuin odotetut. Kustannukset olivat kaksinkertaiset verrattuna siihen, että yritys olisi palkannut ostoreskontranhoitajan kierrättämään robotin käsittelemiä laskuja. Vaikka robotiikka on tullut yritykselle kalliiksi, on työntekijöiden kokema hyöty automatiikasta ollut merkittävästi suurempi kuin luvut antaisivat ymmärtää. Lisäksi automatiikkaan panostaminen ja sen ymmärtäminen on pitkällä aikavälillä hyödyllistä, kun automatiikan erinäiset muodot leistyvät taloushallinnon alalla. The thesis is a study commissioned by an accounting firm. The purpose of the study was to examine how the automation of the purchase invoice process had affected the work of purchase ledger clerks. The firm had completed an RPA implementation project and during 2022 the software robot became fully operational. The goal of the study was to obtain information about the perceived benefits of automation, focusing on time saved and how enjoyable the work was. The goal was also to study the costs of RPA for the year 2023, compare the costs with the time saved, and consider the profitability of RPA for the firm.
Both qualitative and quantitative research methods were used. The main material was collected with a questionnaire, which was distributed to all of the company's purchase ledger clerks. In addition, an analysis was performed based on the number of invoices processed by the robot. As supporting material, one semistructured interview was conducted with the employee who was involved in the RPA implementation project
from the start and acted as the main communicator with the developers of the robot.
The results of the study showed that robotics saved approx. 30 hours per month during the year 2023. However, the benefit experienced by the purchase ledger clerks was significantly higher, as they estimated the time saved to be almost five times higher. The clerks’ expectations for the robot's performance were high and the robot did not fully meet these expectations. In particular, they were not completely satisfied with the quality of the robot's work. However, the clerks generally felt that the robot had a positive effect on busy seasons, reduced the amount of errors made and made the work more enjoyable. The time saved was used for investigative work, customer service and the possibility of handling more customers.
The cost of the robot in 2023 was significantly higher than expected. The costs were more than double than it would have been if the company had hired a clerk to handle the invoices processed by the robot. Although RPA has been expensive for the firm, the benefits experienced by the employees have been significantly greater than the numbers would suggest. In addition, investing in automation and understanding it, is beneficial in the long term as different forms of automation become more common in the field of financial administration.
Tutkimuksessa käytettiin sekä laadullisia että määrällisiä tutkimusmenetelmiä. Pääasiallinen aineisto kerättiin kyselylomakkeen avulla, joka jaettiin yrityksen kaikille kiinteistöhallinnan ostoreskontranhoitajille. Lisäksi tehtiin numeerista analyysiä robotin kierrättämien laskujen määrään perustuen. Tukiaineistoksi toteutettiin yksi teemahaastattelu ostoreskontranhoitajan kanssa, joka oli robotin käyttöönottohankkeessa
mukana alusta saakka ja toimi pääasiallisena viestijänä ohjelmistorobotin kehittäjien kanssa.
Tutkimuksen tulokset näyttivät robotiikan säästäneen vuoden 2023 aikana noin 30 tuntia kuukaudessa. Ostoreskontranhoitajien kokema hyöty oli kuitenkin merkittävästi korkeampi, sillä he arvioivat säästyneen ajan olevan lähes viisinkertainen. Reskontranhoitajien odotukset robotin toiminnalle olivat korkeat eikä robotti
täysin näihin odotuksiin yltänyt. Erityisesti robotin työn laatuun ei oltu täysin tyytyväisiä. Reskontranhoitajat kuitenkin kokivat pääsääntöisesti robotilla olevan positiivinen vaikutus ruuhka-ajan kiireisiin, virheiden vähenemiseen sekä työn mielekkyyteen. Säästynyt aika arvioitiin käytettävän selvitystyöhön, asiakaspalveluun ja mahdollisuuteen hoitaa useampaa asiakasta.
Robotin kustannukset vuonna 2023 olivat merkittävästi suuremmat kuin odotetut. Kustannukset olivat kaksinkertaiset verrattuna siihen, että yritys olisi palkannut ostoreskontranhoitajan kierrättämään robotin käsittelemiä laskuja. Vaikka robotiikka on tullut yritykselle kalliiksi, on työntekijöiden kokema hyöty automatiikasta ollut merkittävästi suurempi kuin luvut antaisivat ymmärtää. Lisäksi automatiikkaan panostaminen ja sen ymmärtäminen on pitkällä aikavälillä hyödyllistä, kun automatiikan erinäiset muodot leistyvät taloushallinnon alalla.
Both qualitative and quantitative research methods were used. The main material was collected with a questionnaire, which was distributed to all of the company's purchase ledger clerks. In addition, an analysis was performed based on the number of invoices processed by the robot. As supporting material, one semistructured interview was conducted with the employee who was involved in the RPA implementation project
from the start and acted as the main communicator with the developers of the robot.
The results of the study showed that robotics saved approx. 30 hours per month during the year 2023. However, the benefit experienced by the purchase ledger clerks was significantly higher, as they estimated the time saved to be almost five times higher. The clerks’ expectations for the robot's performance were high and the robot did not fully meet these expectations. In particular, they were not completely satisfied with the quality of the robot's work. However, the clerks generally felt that the robot had a positive effect on busy seasons, reduced the amount of errors made and made the work more enjoyable. The time saved was used for investigative work, customer service and the possibility of handling more customers.
The cost of the robot in 2023 was significantly higher than expected. The costs were more than double than it would have been if the company had hired a clerk to handle the invoices processed by the robot. Although RPA has been expensive for the firm, the benefits experienced by the employees have been significantly greater than the numbers would suggest. In addition, investing in automation and understanding it, is beneficial in the long term as different forms of automation become more common in the field of financial administration.