Baltic Excellence Programme & BALTinnoSEC -tapahtuman järjestäminen ja kehityskohteiden tunnistaminen

Abstract

Tämä opinnäytetyö toteutettiin toimeksiantona sisäministeriön pelastusosastolle osana Suomen puheenjohtajakautta Itämeren valtioiden neuvostossa. Puheenjohtajakauden läpileikkaavina teemoina olivat kokonaisturvallisuus, kriisivalmius ja resilienssi, jotka määrittelivät vuoden aikana järjestettävien tapahtumien sisältöjä, tavoitteita ja näkökulmia. Työssä käsitellään puheenjohtajakauden yhdeksi laajimmista kokonaisuuksista kasvanutta Baltic Excellence Programme & BALTinnoSEC tapahtumaa ja sen tuotantoa aikaisemman vuoden pohjalta uuteen toteutukseen. Opinnäytetyön tavoitteena oli tapahtuman järjestämisen ohella luoda johdonmukainen prosessikuvaus tapahtuman vaiheista suunnittelun, valmisteluiden ja toteutuksen kautta palautteisiin ja kehityskohteiden tunnistamiseen saakka.

Työn toiminnallisessa osuudessa tekijä osallistui tapahtuman suunnitteluun ja toteutukseen vastaten käytännön järjestelyistä. Tapahtuman lopuksi osallistujilta kerättiin kyselylomakkeen avulla palautetta, jota analysoitiin omiin pohdintoihin ja teoriaan peilaten. Näiden pohjalta luotiin listaus tunnistetuista kehityskohteista ja ehdotuksista tapahtuman jatkojalostusta varten. Kehitysehdotukset jaettiin seuraavan puheenjohtajamaan Viron hyödynnettäväksi vuoden 2025 Baltic Excellence Programme tapahtuman järjestämisessä.

Opinnäytetyön tietoperusta pohjautui julkaisuihin, virallisiin verkkosivuihin sekä kirjallisuuteen tapahtumatuotannosta ja sen vaikuttavuudesta niin yleisötilaisuuksissa kuin yritystapahtumissa. Tutkimuksellista näkökulmaa työhön toi palautekysely, jonka avulla tarkasteltiin tapahtuman onnistumista myös osallistujien näkökulmasta ennalta asetetuissa tavoitteissa ja kartoitettiin osallistujien toiveita tapahtuman tulevaisuudesta.

Tapahtuma järjestettiin 18.-21.3.2024 3,5-päiväisenä kansainvälisenä kutsuvierastapahtumana Helsingin Vuosaaressa. Tapahtuma suunniteltiin edellisvuosia toiminnallisemmaksi väestönsuojavierailun, itsetehdyn illallisen ja lukuisten työpajojen myötä, jotta asetettujen tavoitteiden saavuttamisen lisäksi osallistujat saisivat tapahtuman teemoihin ja aiheisiin linkittyviä kokonaisvaltaisia kokemuksia.

Kehityskohteita havaittiin järjestäjien pohdintojen ja palautekyselyn vastausdatan pohjalta muun muassa niin tapahtuman ohjelman kuin viestinnän aikatauluissa ja yhteisen Canvas-verkkoalustan johdonmukaisessa hyödyntämisessä. Konkretiaan perustuvat aktiviteetit kuten käytännön harjoitteet ja vierailut osoittautuivat osallistujille mieleisiksi, sillä niitä toivottiin järjestettävän lisää myös tulevaisuudessa. Huolellisella suunnittelulla ja tekemisen jatkuvalla kehittämisellä on mahdollista luoda vaikuttavia elämyksiä myös työmaailman tapahtumissa. Opinnäytetyöllä pyrittiin tuomaan esille tapahtuman kompastuskivet ja onnistumiset niin osallistujan kuin järjestäjän näkökulmasta, jotta tapahtuma voidaan muovata yhä eheämmäksi kokonaisuudeksi, joka palvelee sille asetettuja tavoitteita ja näyttää esimerkkiä jatkuvan kehitystyön merkityksestä ja hyödyistä.