Toimituslausekkeiden hyödyntäminen ja käyttö : Incoterms® 2020

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää toimituslausekkeiden käyttöä toimeksiantaja yrityksessä. Opinnäytetyö tehtiin toimeksiantona Tekniseri Oy:lle. Yritys toimii painografiikan alalla kansainvälisillä markkinoilla.

Opinnäytetyössä tarkasteltiin Incoterms® 2020 -toimituslausekkeita sekä niiden hyödyntämistä kansainvälisessä kaupassa. Työssä selviteltiin lausekkeiden eroja ja niiden vaikutuksia tilaus ja toimitusketjuun, jopa kirjanpitoon saakka. Opinnäytetyöhön otettiin esimerkkitapauksia helpottamaan eri lausekkeiden ymmärrystä. Toimituslausekkeiden vaikutus esimerkiksi lastaukseen, vakuutuksiin ja tullimuodollisuuksiin sekä näihin liittyviin riskeihin otettiin myös esille. Toimituslausekkeet käytiin läpi myös kirjanpidon kannalta ja tarkasteltiin niiden vaikutuksia mm. yrityksen tulokseen.

Toiminnallinen osuus toteutettiin empiirisenä tutkimuksena ja se perustui laadullisen tiedon keräämiseen asiantuntijakirjallisuudesta ja internetistä, ja myös työntekijöitä haastateltiin toimituslausekkeiden tuntemusten osalta ja toimituslausekkeiden käyttöön liittyen. Toimeksiantajayrityksen dataa hyödynnettiin myös aineistona esimerkkitapauksissa. Opinnäytetyön alussa käsitellään Incoterms® 2020 -toimituslausekkeita teorian kautta. Lopuksi tarkasteltiin tutkimustuloksia niitä analysoiden ja niistä tehtiin yhteenveto.

Opinnäytetyön tuloksena syntyi ohjeistus myyjille ja ostajille käyttämään tiettyjä toimituslausekkeita ja tarkastamaan niiden mahdollisia vaikutuksia. Tässä opinnäytetyössä laadittu ohje jää yrityksen sisäiseen käyttöön eikä sitä julkaista osana opinnäytetyötä. Toimituslausekkeet kirjattiin järjestelmään uusilla Incoterms® 2020 -toimituslausekkeilla. Opinnäytetyö mahdollisti yrityksen toimituslausekkeiden harmonisoinnin toiminnanohjausjärjestelmään. Tulevaisuudessa raporttien tarkastelu on selkeämpää.

Yrityksessä olisi hyvä määritellä vastaava henkilö, joka jatkossa ylläpitää toimituslausekkeiden ohjeistusta ja tarkastelee sen riskienhallinnan kannalta sekä kirjanpidollisen merkityksen osalta, ja myös työntekijöiden kouluttaminen lausekkeiden käyttöön olisi suositeltavaa.

The objective of this thesis was to clarify the use of delivery clauses in the client company. The thesis was done on behalf of the commissioning company Tekniseri Oy, the company operates in the field of printing graphics, on the international market.

The thesis examined Incoterms® 2020 delivery clauses and their utilization in international trade. It explained the differences in the delivery clauses, and their effects on the order and supply chain, even up to accounting. Example cases were used in the thesis to facilitate the understanding of different delivery clauses. The impact of delivery clauses on loading, insurance and customs formalities, as well as the risks associated with these, was also raised. Delivery clauses were reviewed, also from the accounting point of view, and their effects on the company's result were examined.

The functional part was carried out as an empirical study and it was based on the collection of qualitative information from expert literature and the Internet, and employees were also interviewed about their knowledge of delivery clauses and how they use these. The client company's data was also used as material in example cases. At the beginning of the thesis, Incoterms® 2020 delivery clauses were discussed through theory. Finally, the research results were analyzed and summarized.

As a result of the thesis, instructions were created for sellers and buyers to use certain delivery clauses and check their possible effects. The instructions prepared in this thesis will remain for the internal use within the company and will not be published as part of the thesis. The delivery clauses were entered into the system with the new Incoterms® 2020 delivery clauses. The thesis made it possible to harmonize the company's delivery clauses with the enterprise resource planning system. In the future, the review of reports will be clearer.

It would be good to define a responsible person in the company, who in the future will maintain the guidelines for delivery clauses and review them from the point of view of risk management and accounting significance. Also training employees in the use of delivery clauses was recommended.