Microsoft 365 Copilotin hyödyntäminen asiakirjalaadinnan automaatioprosesseissa

Abstract

Tekoälyavustajat ovat viime vuosina nousseet enemmän esille helpottamaan työntekoa. Tässä opinnäytetyössä tarkastellaan, miten Microsoft 365 Copilot - tekoälyavustajaa voidaan hyödyntää asiakirjanlaadinnassa. Työn toimeksiantaja on Copla Oy. Työ sisältää myös katsauksen siihen, mitä generatiivinen tekoäly on, ja millaisia tekoälytyökaluja on olemassa eri käyttötarkoituksiin.

Työssä tarkastellaan lisenssivaatimuksia sekä ongelmatilanteita Copilotin käytössä Word-työpöytäsovelluksessa, ja niihin myös tarjotaan ratkaisuja. Lisäksi käsitellään asiakirjanlaadinnan vaiheita, joissa tekoälyä voidaan hyödyntää. Käyttötapaukset tarjoavat havainnollisia esimerkkejä tekoälyavustajan hyödyntämiseen.

Tuloksista ilmenee, että tekoälyavustajasta on hyötyä asiakirjanlaadinnassa, mutta rajallisesti. Tekoälyavustajana Microsoft 365 Copilotin toiminta perustuu tekstien tuottamiseen, muokkaamiseen ja sisällön analysoimiseen. Se ei pystynyt käsittelemään Word-asiakirjan elementtejä suoraan kuten lisäämään ohjausobjekteja. Tekoälyn tuottama sisältö voi olla myös virheellistä, ja siksi sen tekstituotoksia pitää tarkastaa jälkikäteen.

Työn jatkotutkimuksena on tarkasteltu tekoälyavustajan integraatiomahdollisuuksia ja käyttötapauksia Copla Oy:n kehittämässä DocStarter-sovelluksessa. DocStarter on sovellus, jolla voidaan luoda helposti ja nopeasti laadukkaita Word-asiakirjoja. Muuta jatkotutkimusta suositellaan tehtäväksi metadataan ja asiakirjastandardeihin liittyen.

AI assistants have been on the rise over these past few years. The purpose of this thesis was to collect information on how to utilize Microsoft 365 Copilot in documentation creation process. The commissioner of this thesis was Copla Ltd. The thesis covers what generative AI is and what kinds of AI tools are there for different use cases. It also briefly discusses how to troubleshoot errors with Microsoft 365 Copilot in Word.

The empirical part consists of use cases, where the documentation creation process steps and usage of Microsoft 365 Copilot are depicted. Like other generative AI tools, Microsoft 365 Copilot is mostly used for generating, editing, and analyzing texts. Although it cannot do everything for the user, such as making direct changes in the file by adding a content controller, it can be used in other versatile ways.

Further research suggests possibilities of how to integrate Microsoft 365 Copilot in DocStarter to boost the workflow. DocStarter is a software developed by Copla Ltd. It is a software that makes creating documents easier with minimum error providing high quality documents. Further research is recommended regarding metadata and document standards.