Siirtyminen sähköiseen arkistointiin kunnallisessa organisaatiossa

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli laatia selkeä suunnitelma organisaatiolle etenemisestä sähköisen arkistoinnin tietojärjestelmän hankintaan ja hankintaa ennen tarvittavien määrittelyjen tekemiseen. Kehittämistyön tarkoituksena oli selvittää sähköiseen arkistointiin siirtymiseen vaikuttavat seikat, arkistonmuodostajan vaatimukset, lainsäädäntö ja muut määräykset ja suositukset sekä tiedon säilyttämisen kokonaistilanne. Työssä selvitettiin tietojärjestelmän lakeihin perustuvat vaatimukset sekä organisaation lähtötilanne. Lisäksi työssä tutustuttiin muutamiin tarjolla olevina järjestelmiin ja vertailtiin niiden sopivuutta toimeksiantajan organisaatioon.

Tarvittavien ratkaisujen saamiseksi selvitettiin organisaation nykytilanne, jonka määrittelemisessä kerättiin informaatiota haastattelemalla avainhenkilöitä. Vastauksia peilattiin sekä Kuntaliiton vanhentuneisiin asiakirjojen säilytyssuosituksiin että uusiin Tiedonhallintalautakunnan suosituksiin. Nykytilanteen kartoitus antoi käsityksen olemassa olevan tietoaineiston laajuudesta ja sen hajaantuneisuudesta ja sen pohjalta lähdettiin määrittelemään hankittavan tietojärjestelmän ominaisuuksia.

Tuloksena saatiin kattava selvitys tämänhetkisestä tiedon säilyttämisestä, sen hajautuneisuudesta ja siitä aiheutuneista ongelmatilanteista, määräajan ja pysyvästi säilytettävän tietoaineiston laajuudesta ja vielä fyysisesti paperimuodossa olevan aineiston määrästä. Lisäksi määriteltiin sähköisen arkistoinnin hankinnan aikataulu ja sitä ennen ja sen jälkeen tehtävät toimenpiteet. Opinnäytetyössä laadittiin myös projektisuunnitelma auttamaan hankinta/projektityöryhmän aikataulua ja tavoitteita.

Johtopäätöksinä voidaan todeta organisaation olevan samanlaisessa tilanteessa monen muun kunnan kanssa. Digitaalista tietoaineistoa on hajaantunut eri palvelualueiden eri toimintaperiaatteiden mukaisesti erilaisiin säilytysjärjestelmiin. Kaikissa käytettävissä tietojärjestelmissä ei voida taata tiedon autenttisuutta, eheyttä, luotettavuutta eikä varsinkaan käytettävyyttä. Ollaan myös siirtymävaiheessa täysin sähköiseen tiedon säilyttämiseen, mutta monesti tiedonhankinta joudutaan vielä tekemään fyysisen asiakirja-aineiston joukosta. Opinnäytetyön perusteella organisaatiossa päästään parempaan suuntaan tiedon säilymisen näkökulmasta.