Henkilöstön kokemuksia palveluiden digitalisoitumisesta : miten toteutetaan onnistunut digimuutos?

Abstract

Digitalisaation rooli kasvaa jatkuvasti kaikessa toiminnassa, ja yhä useammin muutostarpeet liittyvät digitalisaatioon. Digitaaliset uudistukset ovat tärkeitä niin organisaatiotasolla kuin yhteiskunnallisestikin, joten digitaalisen uudistumisen ja teknologiauudistusten johtamisesta tarvitaan lisää ymmärrystä. Tutkimus toteutui laadullisena haastattelututkimuksena työterveyshuollon palveluita tarjoavassa organisaatiossa, jossa palveluita on digitalisoitu ja etätyömenetelmät ovat lisääntyneet. Osana tutkimuksen tietoperustaa haastateltiin toimeksiantajaorganisaation johtoryhmä. Tutkimuksella selvitettiin henkilöstön kokemuksia palveluiden digitalisoitumisesta ja etsittiin vastausta kysymykseen, miten toteutetaan onnistunut digimuutos. Tutkimuksen mukaan digimuutokset on koettu pääasiassa positiiviseksi, ja erityisen tärkeäksi tulevaisuuden digimuutosten onnistumisen avaimeksi nousi riittävä perehdytys ja osaamisen tukeminen. Muutokset ovat tuoneet työympäristön joustavuutta, viestinnän sujuvuutta ja työhyvinvoinnin lisääntymistä. Paikasta riippumaton työskentely ja joustavampi työympäristö on koettu parantavan työhyvinvointia ja vähentävän työn kuormitusta ja viestintä on koettu sujuvammaksi.

Tutkimustuloksissa ilmeni, että johtoryhmän tavoitteisiin palveluiden digitalisoitumisesta on suurilta osin päästy, mutta muutosten myötä on myös ilmennyt odottamattomia seurauksia. Asiakkaiden tarpeisiin ja toiveisiin on mahdollista vastata entistä nopeammin, työ on monipuolisempaa ja viestintä on sujuvampaa. Toisaalta odottamattomiakin seurauksia on koettu. Odottamattomana digimuutosten seurauksena tutkimuksessa koettiin työn vaativuuden muutos, tekniset ongelmat ja vuorovaikutuksen haasteet. Työssä informaatiota tulee useiden kanavien kautta ja ajoittain työmäärän on koettu lisääntyneen. Myös osaamistarpeiden on koettu muuttuneen. Tulevaisuuden digimuutosten tueksi tärkeitä asioita ovat riittävä perehdyttäminen, henkilöstön kuuleminen ja osallistaminen sekä työntekijä- ja asiakaslähtöinen kehittäminen tukevat digitaalisen transformaation onnistumisessa.

Digimuutoksen onnistumiseksi tarvitaan tavoitteiden kirkastamista, johdonmukaista viestintää, henkilöstön osallistamista ja osaamisen tukemista sekä riittävää IT-tukea ja työyhteisön tukea. Asiakkaiden tarpeet muuttuvat jatkuvasti ja digitalisaatio etenee vauhdilla, joten digipalveluiden mahdollisuudet jatkavat kehittymistään. Tutkimuksen tuloksena syntyi tarkistuslista digitaalisen transformaation johtamisen tueksi. Digitaalisen transformaation johtaminen on ilmiönä vielä melko uusi, joten digitaalisen transformaation johtamista on syytä jatkossakin tutkia eri näkökulmista tiedon ja ymmärryksen lisäämiseksi.