Ostoreskontraprosessin kehittämismahdollisuuksien kartoitus toimeksiantajaorganisaatiossa

Abstract

Prosessit ja niiden kehittäminen kuuluvat tavalla tai toisella jokaisen yrityksen arkeen. Prosessien määrä ja laatu vaihtelevat yritysten välillä. Siinä missä prosessit ovat osa yritysten liiketoimintaa, tulisi myös nii-den kehittämisen olla arkipäivää. Usein prosesseja lähdetään kehittämään vasta, kun havaitaan selkeä tarve muutokselle. Lean-ajattelu on kokonaisvaltainen tapa lähteä kehittämään yrityksen prosesseja. Sen ajatuksena on, että kehitys on pitkäjänteistä ja jatkuvaa, eli prosessit eivät koskaan valmistu, vaan niitä kehitetään jatkuvasti. Lean-ajattelun keskiössä on hukan poistaminen tuotannosta ja siinä keskitytäänkin usein pieniin poikkeamiin suurien muutosten sijaan.

Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää toimeksiantajaorganisaation ostoreskontraprosessin mahdolliset kehittämiskohteet ja tehdä kehittämisehdotuksia niiden pohjalta. Kehittämisehdotusten jalkauttaminen käytäntöön ei kuulunut opinnäytetyöhön. Myöskään ostoreskontran kannattavuuden selvittäminen ei kuulunut opinnäytetyöhön. Opinnäytetyö toteutettiin laadullisena tapaustutkimuksena. Tutkimusaineisto kerättiin ostoreskontratyöntekijöille lähetetyllä kirjoituspyynnöllä ja heille järjestetyllä avoimella ryhmä-haastattelulla. Tutkimusaineisto luokiteltiin ostoreskontraprosessia ja asiakkaan elinkaarta osittain noudatellen, alkaen myynnistä ja päättyen asiakkaan omaan toimintaan.

Tutkimustuloksena oli listaus ostoreskontratyöntekijöiden luokitelluista havainnoista sekä tutkijan kehitysehdotukset saatuihin havaintoihin liittyen. Määrällisesti merkittävimmiksi kehitysalueiksi havainnoissa nousi sisäinen kommunikointi ja asiakkaan toiminta. Osa tutkimustuloksista on yleistettävissä muihinkin tilitoimistoihin.

On hyvä huomioida, että määrälliset havainnot eivät välttämättä kerro havaintojen merkittävyydestä tai vaikutuspotentiaalista ostoreskontraprosessin kehittämiseen. Lean-ajattelun mukaan useat pienet havainnot yhdessä muodostavat pitkällä aikavälillä merkittävän muutospotentiaalin ja kehitysmahdollisuuden. Toimeksiantaja hyödyntää saamiaan tuloksia yhdessä muiden ostoreskontraan liittyvien projektiensa kanssa.

Processes and their development are part of every company's everyday life in one way or another. The quantity and quality of processes vary between companies. Just as processes are part of companies' business operations, their development should also be part of everyday life. Often, processes are only developed when a clear need for change is identified. Lean method is a holistic way to start developing a company's processes. Its idea is that development is long-term and continuous. Lean method focuses on eliminating waste in production, and it often focuses on small deviations instead of major changes.

The aim of the thesis was to identify possible areas for development of the client organisation's accounts payable process and to make development proposals based on them. The practical implementation of development proposals was not part of the thesis. Determining the profitability of accounts payable was also not part of the thesis. The thesis was carried out as a qualitative case study. The research material was collected through a writing request sent to accounts payable employees and an open group interview arranged for them. The research material was classified according to the accounts payable process and the customer's life cycle, starting from sales and ending with the customer's own operations.

The result of the study was a list of classified observations of accounts payable employees and the re-searcher's development suggestions related to the observations received. In terms of quantity, the most significant development areas in the observations were internal communication and customer operations. Some of the research results can be generalised to other accounting firms.

It should be noted that the quantitative of the observations do not necessarily indicate the significance of observations or their potential to influence the development of the accounts payable process. According to Lean method, several small observations together form a significant change potential and development opportunity in the long term. The client exploits the results together with other projects related to the accounts payables.