Teknisen dokumentaation laadun vaikutus projektihallinnassa ja -johtamisessa

Abstract

Opinnäytetyössä tutkittiin teknisen dokumentoinnin oikeellisuuden ja luotettavuuden vaikutusta teollisuusprojekteihin tehokkaaseen läpivientiin ja onnistumiseen. Kehitystyön taustalla oli tavoite selvittää, kuinka paljon teknisen dokumentoinnin laatu vaikutti projektin tehokkuuteen, aikataulussa pysymiseen ja budjetin hallintaan, sekä tunnistaa merkittävimmät haasteet, joita dokumentoinnissa ja projektijohtamisessa ilmenee teollisuudessa. Aihe valikoitui oman työhistorian avulla kerrytetyn työkokemusten perusteella, mikä antoi syvempää ymmärrystä käsiteltävään aiheeseen liittyen. Teknisen dokumentoinnin haasteet osoittautuivat laaja-alaisiksi ja merkittäväksi, ja tutkimuksessa tarkasteltiin alan yleisiä käytäntöjä, haasteita ja ongelmia, jonka vuoksi opinnäytetyön toimeksiantajana toimi Jyväskylän ammattikorkeakoulu, koska työtä ei haluttu kohdistaa vain yhden yrityksen tarpeisiin.

Tutkimuksessa käytettiin monimenetelmällistä tutkimusmenetelmää, joka sisälsi sekä laadullisen, että määrällisen tutkimuksen ominaispiirteitä. Empiirinen tutkimustieto hankittiin haastatteluiden ja kyselylomakkeen avulla. Haastattelut toteutettiin kahdelle dokumentointi-insinöörille, kahdelle projektipäällikölle ja kahdelle projektiorganisaation johtajalle. Tutkimuskysymysten avulla selvitettiin luotettavan dokumentoinnin tuottamisen, päivittämisen ja ylläpitämisen isoimpia haasteita sekä niiden vaikutuksia projektijohtamiseen. Tulokset osoittivat, että puutteellinen dokumentaatio saattoi aiheuttaa merkittäviä ongelmia projektien läpiviemisessä ja onnistumisessa, kuten aikataulun viivästyksiä, budjettiylityksiä ja muita haasteita esimerkiksi laadun- ja riskienhallinnassa.

Johtopäätöksinä voitiin esittää, että dokumentaation oikeellisuuden ja luotettavuuden parantaminen on elintärkeää projektien toteuttamiseksi suunnitellusti ja tehokkaasti. Raportissa on esitetty kehitysideoita, joilla dokumentaatioprosessia voitaisiin tehostaa ja parantaa, sekä on korostettu sidosryhmien ymmärryksen ja motivaation tärkeyttä dokumentoinnin prosessien kehittämiseen ja ylläpitämiseen. Tutkimustyön tavoitteena oli, että yritykset pystyvät kehittämään projektitoiminnastaan kannattavampaa, tehokkaampaa ja turvallisempaa panostamalla teknisen dokumentaation oikeellisuuteen ja luotettavuuteen.

The thesis investigated the effect of the correctness and reliability of technical documentation on the effective implementation and success of industrial projects. The goal behind the development work was to find out how much the quality of technical documentation affected the efficiency of the project, staying on schedule and managing the budget, as well as to identify the most significant challenges that arise in documentation and project management in industry. The topic was selected on the basis of the work experience gained through own work history, which gave a deeper understanding of the topic under discussion. The challenges of technical documentation turned out to be wide-ranging and significant, and the research examined the general practices, challenges and problems of the field, which is why Jyväskylä University of Applied Sciences acted as the commission for the thesis, because the work was not aimed at the needs of just one company.

The research used a mixed-method research method, which included characteristics of both qualitative and quantitative research. Empirical research data was acquired through interviews and a mock-up questionnaire. Interviews were conducted with two documentation engineers, two project managers and two managers of the project organization. The larger challenges of producing, maintaining and maintaining reliable documentation, which can be clarified with the help of research questions, concern comprehensive project management. The documentation with the results known could have caused problems in exceeding and succeeding, such as other delays, budget overruns and challenges to quality and risk management.

As conclusions, it could be stated that improving the correctness and reliability of documentation is vital for implementing projects as planned and efficiently. The report presents development ideas that could be used to enhance and improve the documentation process, and the importance of stakeholder understanding and motivation for developing and maintaining documentation processes is emphasized. The goal of the research work was that companies are able to develop their project activities more profitable, more efficient and safer by investing in the correctness and reliability of technical documentation.