Group Accounting Manual for a Medium-Sized Family Company : an accounting manual for the Kaiser Group

Abstract

The need to use company standards increases as companies grow. An accounting manual is a good improvement option to ensure that internal and external reporting is followed or that instructions are written down. A manual can be built in different ways depending on what it needs to achieve. In this thesis, we look at the important information when creating an accounting manual and what it should contain.

The client for the work is Kaiser, a medium-sized family business located in Liechtenstein. Kaiser is present in several countries worldwide and needs to set up an accounting manual that will help the personnel with periodic and year-end closing. The whole Kaiser Group will use the manual, and in this way, the group's Chief Financial Officer (CFO) can ensure that all companies maintain the company standards.

The need for an accounting manual in the Kaiser Group is growing and to ensure quality and development, a manual for the finance department is a step forward. The thesis aims to create a model for an accounting manual and review the benefits of the group having a manual for its employees. The manual is built with the help of my own experience as a Finance accountant at Kaiser Eur-Mark in Finland together with the CFO of the group and other colleagues within the group.

The result of this work is a model for an accounting manual that the group can work on and then put into use. This manual will strengthen the financial department by ensuring that internal and external reporting is carried out on the same basis and that company standards are maintained.

Behovet att använda sig av företags standarder ökar i takt med att företag växer. För att företag ska kunna säkerställa att interna och externa rapporteringar följs eller att instruktioner finns nerskrivna är en bokföringsmanual ett bra förbättringsalternativ. En manual kan byggas upp på olika sätt beroende på vilket behov den ska uppnå. I den här avhandlingen ser vi på vilka grunder som är viktiga vid uppbyggandet av en bokföringsmanual och vad den ska innehålla.

Beställaren för arbetet är Kaiser, ett medium stort familje företag som finns i Liechtenstein. Kaiser finns i flera länder världen över och är i behov att sätta upp en bokföringsmanual som ska hjälpa personalen vid månads- och årsavslut. Manualen kommer att användas av hela Kaiser gruppen och på så sätt kan Ekonomichefen försäkra sig om att alla bolag upprätthåller bolagets standarder.

Behovet för en bokföringsmanual i Kaiser gruppen växer och för att säkerställa kvaliteten och utvecklingen är en manual för ekonomiavdelningen ett steg framåt. Målet med avhandlingen är att skapa en modell för en bokföringsmanual och gå igenom vilka fördelar koncernen får med att ha en manual för sina anställda. Manualen byggs upp med hjälp av egna erfarenheter som Ekonomiansvarig på Kaiser Eur-Mark i Finland tillsammans med gruppens Ekonomichef och andra kollegor inom gruppen.

Resultatet av arbetet är en modell för en bokföringsmanual som gruppen kan bearbeta för att sedan ta den i användning. Genom denna manual kommer ekonomiavdelningen att stärkas genom att interna och externa rapporteringar är gjorda på samma grunder och företagsstandarden är säkrad.

Tarve käyttää yrityksen standardeja kasvaa yritysten kasvaessa. Jotta yritykset voivat varmistaa, että sisäistä ja ulkoista raportointia noudatetaan ja ohjeet kirjataan ylös, kirjanpitokäsikirja on hyvä parannusvaihtoehto. Käsikirja voidaan rakentaa eri tavoin riippuen siitä, mitä tarvetta sillä halutaan saavuttaa. Tässä opinnäytetyössä tarkastellaan, mitkä perusasiat ovat tärkeitä kirjanpitokäsikirjaa rakennettaessa ja mitä sen tulisi sisältää.

Työn toimeksiantajana on Kaiser, keskisuuri perheyritys, joka sijaitsee Liechtensteinissa. Kaiser on läsnä useissa maissa ympäri maailmaa ja tarvitsee kirjanpitokäsikirjan, joka auttaa henkilöstöä kuukausi- ja vuoden lopun tilinpäätöskäsittelyssä. Käsikirjaa käytetään koko Kaiser-konsernissa, ja näin Talousjohtaja voi varmistaa, että kaikki yritykset noudattavat yrityksen standardeja.

Kirjanpitokäsikirjan tarve kasvaa yrityksen kasvaessa, ja laadun ja kehityksen varmistamiseksi talousosaston käsikirja on askel eteenpäin. Opinnäytetyön tavoitteena on luoda malli kirjanpitokäsikirjasta ja tarkastella, mitä hyötyä konsernilla on siitä, että sen työntekijät saavat käsikirjan. Käsikirja rakennetaan oman kokemukseni perusteella kirjanpitäjänä Kaiser Eur-Markilla Suomessa yhdessä konsernin Talousjohtajan ja muiden konsernin sisällä toimivien kollegajen kanssa.

Työn tuloksena on kirjanpitokäsikirjan malli, jota konserni voi työstää ja sitten ottaa käyttöön. Käsikirja vahvistaa talousosastoa varmistamalla, että sisäinen ja ulkoinen raportointi tapahtuu samalta pohjalta ja että yrityksen standardit säilyvät.