Exhibitors’ motivators for international trade fair participation and the effect of sustainability: Case: Pulp & Beyond 2024
Nummela, Mette (2024)
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2024121335531
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2024121335531
Tiivistelmä
After a few challenging years due to the COVID-19 pandemic, the event industry has gradually recovered back to its pre-pandemic state in Finland and worldwide. Businesses clearly still value and prefer face-to-face contact over virtual or hybrid events.
The objective of this research-based thesis was to discover businesses’ motivators to exhibit at trade fairs internationally as well as the potential impact of environmental sustainability on their participation. The thesis was commissioned by Helsinki Expo and Convention Centre, the subject of research being one of their trade fairs: Pulp & Beyond 2024.
The theoretical framework provides an introduction to the events industry before focusing on the Meetings, Incentives, Conventions and Exhibitions (MICE) industry globally and in Finland. Additionally, growing MICE industry trends, particularly sustainability and its role in events, are explained.
The research was conducted with qualitative research methods with the exception of using a Webropol survey for data collection. The survey was sent to the international exhibitors of Pulp & Beyond 2024 via email and nine completed it within a ten-day survey period. The thesis was conducted from January 2024 until early December 2024.
The results showed that businesses’ key motivators to exhibit at both local and international trade fairs were building new and maintaining existing relations with customers and other businesses. Selling and raising awareness of their brand, products and services were also crucial factors. Environmental sustainability had an impact on half of the exhibitors’ participation. Reusable booth materials and efficient waste management / recycling mattered the most to exhibitors in terms of environmental sustainability at trade fairs.
The suggestion is for the commissioner to encourage exhibitors to participate in and keep track of their sustainable practices, combined with examples of incentives to make sustainability more enjoyable. Overall, the author recommends a balance between prioritising traditional factors like sales as well as sustainability to create lucrative yet sustainable results at trade fairs. COVID-19-pandemian jälkeisten haastavien vuosien jälkeen tapahtuma-ala on vähitellen palautunut pandemiaa edeltävään tilaan Suomessa ja maailmanlaajuisesti. Yritykset selvästi edelleen arvostavat ja suosivat kasvokkain tapahtuvaa kontaktia virtuaalisten tai hybriditapahtumien sijaan.
Tämän tutkimustyyppisen opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää, mitkä tekijät motivoivat yrityksiä osallistumaan näytteilleasettajiksi messuille kansainvälisesti sekä vaikuttaako ekologinen kestävyys mahdollisesti osallistumiseen. Opinnäytetyön toimeksiantaja on Helsingin Messukeskus, ja tutkimuskohteena oli yksi heidän messuistaan: Pulp & Beyond 2024.
Teoreettinen viitekehys kertoo lyhyesti tapahtuma-alasta, jonka jälkeen se keskittyy tarkemmin Meetings, Incentives, Conventions and Exhibitions (MICE)-alaan maailmanlaajuisesti ja Suomessa. Lisäksi viitekehyksessä kerrotaan MICE-alan kasvavista trendeistä, erityisesti kestävästä kehityksestä ja sen roolista tapahtumissa.
Tutkimus tehtiin laadullisin tutkimusmenetelmin lukuun ottamatta Webropol-kyselyä tiedonkeruussa. Kysely lähetettiin Pulp & Beyond 2024:n kansainvälisille näytteilleasettajille sähköpostitse ja kymmenen päivän tutkimusjakson aikana se sai yhdeksän vastaajaa. Opinnäytetyö aloitettiin tammikuussa 2024 ja se jatkui joulukuun 2024 alkuun asti.
Tulokset osoittivat, että yritysten näytteilleasettamista motivoivat sekä paikallisilla että kansainvälisillä messuilla uusien suhteiden luominen sekä olemassa olevien suhteiden ylläpitäminen asiakkaiden ja muiden yritysten kanssa. Lisäksi brändin, tuotteiden ja palveluiden myyminen ja tietoisuuden lisääminen olivat merkityksellisiä tekijöitä. Ekologinen kestävyys vaikutti puoleen näytteilleasettajien messuosallistumisesta. Uudelleenkäytettävät osastomateriaalit ja tehokas jätehuolto / kierrätys olivat näytteilleasettajille ekologisen kestävyyden kannalta tärkeimmät asiat messuilla.
Toimeksiantajaa suositellaan rohkaisemaan näytteilleasettajia kestävän kehityksen mukaisiin käytäntöihin sekä seuraamaan niissä onnistumista. Lisäksi työssä mainitaan tapoja tehdä kestävän kehityksen harjoittamisesta nautinnollisempaa. Yleisenä suosituksena on tasapaino perinteisten tekijöiden, kuten myynnin, sekä kestävyyden priorisoinnin välillä tuottoisten mutta kestävien tulosten luomiseksi messuilla.
The objective of this research-based thesis was to discover businesses’ motivators to exhibit at trade fairs internationally as well as the potential impact of environmental sustainability on their participation. The thesis was commissioned by Helsinki Expo and Convention Centre, the subject of research being one of their trade fairs: Pulp & Beyond 2024.
The theoretical framework provides an introduction to the events industry before focusing on the Meetings, Incentives, Conventions and Exhibitions (MICE) industry globally and in Finland. Additionally, growing MICE industry trends, particularly sustainability and its role in events, are explained.
The research was conducted with qualitative research methods with the exception of using a Webropol survey for data collection. The survey was sent to the international exhibitors of Pulp & Beyond 2024 via email and nine completed it within a ten-day survey period. The thesis was conducted from January 2024 until early December 2024.
The results showed that businesses’ key motivators to exhibit at both local and international trade fairs were building new and maintaining existing relations with customers and other businesses. Selling and raising awareness of their brand, products and services were also crucial factors. Environmental sustainability had an impact on half of the exhibitors’ participation. Reusable booth materials and efficient waste management / recycling mattered the most to exhibitors in terms of environmental sustainability at trade fairs.
The suggestion is for the commissioner to encourage exhibitors to participate in and keep track of their sustainable practices, combined with examples of incentives to make sustainability more enjoyable. Overall, the author recommends a balance between prioritising traditional factors like sales as well as sustainability to create lucrative yet sustainable results at trade fairs.
Tämän tutkimustyyppisen opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää, mitkä tekijät motivoivat yrityksiä osallistumaan näytteilleasettajiksi messuille kansainvälisesti sekä vaikuttaako ekologinen kestävyys mahdollisesti osallistumiseen. Opinnäytetyön toimeksiantaja on Helsingin Messukeskus, ja tutkimuskohteena oli yksi heidän messuistaan: Pulp & Beyond 2024.
Teoreettinen viitekehys kertoo lyhyesti tapahtuma-alasta, jonka jälkeen se keskittyy tarkemmin Meetings, Incentives, Conventions and Exhibitions (MICE)-alaan maailmanlaajuisesti ja Suomessa. Lisäksi viitekehyksessä kerrotaan MICE-alan kasvavista trendeistä, erityisesti kestävästä kehityksestä ja sen roolista tapahtumissa.
Tutkimus tehtiin laadullisin tutkimusmenetelmin lukuun ottamatta Webropol-kyselyä tiedonkeruussa. Kysely lähetettiin Pulp & Beyond 2024:n kansainvälisille näytteilleasettajille sähköpostitse ja kymmenen päivän tutkimusjakson aikana se sai yhdeksän vastaajaa. Opinnäytetyö aloitettiin tammikuussa 2024 ja se jatkui joulukuun 2024 alkuun asti.
Tulokset osoittivat, että yritysten näytteilleasettamista motivoivat sekä paikallisilla että kansainvälisillä messuilla uusien suhteiden luominen sekä olemassa olevien suhteiden ylläpitäminen asiakkaiden ja muiden yritysten kanssa. Lisäksi brändin, tuotteiden ja palveluiden myyminen ja tietoisuuden lisääminen olivat merkityksellisiä tekijöitä. Ekologinen kestävyys vaikutti puoleen näytteilleasettajien messuosallistumisesta. Uudelleenkäytettävät osastomateriaalit ja tehokas jätehuolto / kierrätys olivat näytteilleasettajille ekologisen kestävyyden kannalta tärkeimmät asiat messuilla.
Toimeksiantajaa suositellaan rohkaisemaan näytteilleasettajia kestävän kehityksen mukaisiin käytäntöihin sekä seuraamaan niissä onnistumista. Lisäksi työssä mainitaan tapoja tehdä kestävän kehityksen harjoittamisesta nautinnollisempaa. Yleisenä suosituksena on tasapaino perinteisten tekijöiden, kuten myynnin, sekä kestävyyden priorisoinnin välillä tuottoisten mutta kestävien tulosten luomiseksi messuilla.